Quando uma empresa decide comprar um item ou servi?o e deseja solicitar fornecedores em potencial, primeiro escreve uma solicita??o de proposta (RFP). A RFP estabelece os crit?rios que eles desejam que os fornecedores atendam, propondo por que devem ser contratados para o trabalho. ? importante escrever uma solicita??o de proposta clara e solicitar todas as informa??es necess?rias, enquanto apresenta a empresa de maneira positiva. Uma solicita??o de proposta mal feita pode significar que a empresa pode acabar com fornecedores essencialmente n?o qualificados ou abaixo da m?dia, ou nenhuma proposta.
O primeiro passo para escrever uma solicita??o de proposta ?, simplesmente, o suficiente para determinar exatamente o que a empresa precisa. Embora isso pare?a bastante b?sico, na verdade ? o passo mais ignorado pelas empresas. Muitas empresas come?am a escrever uma solicita??o de proposta sem ter uma compreens?o clara de quais s?o suas necessidades e desejos e acabam pedindo demais, muito pouco ou coisas contradit?rias. A contribui??o deve ser solicitada a todos os envolvidos no projeto afetado, e deve-se chegar a um consenso sobre o que ? realmente necess?rio antes que a RFP seja iniciada.
Os fornecedores precisar?o saber exatamente o que voc? precisa realizar e o que voc? simplesmente deseja realizar. Muitas empresas cometem o erro quando escrevem uma RFP de cria??o de uma lista de desejos dos recursos de seus sonhos, mas usando palavras de necessidade como devem e devem. Os fornecedores que talvez n?o consigam atender a um ou dois desses crit?rios podem n?o enviar uma proposta, se acharem que os crit?rios s?o absolutamente necess?rios. ? importante prestar aten??o ao idioma usado, economizando palavras necess?rias para quando elas s?o precisas e usando linguagem mais suave, como desejo e opcional para recursos preferenciais.
Antes de qualquer proposta ser solicitada, tamb?m ? uma boa id?ia saber como ser? a proposta ideal. Se houver v?rios aspectos pelos quais as propostas ser?o julgadas, por exemplo, se ser?o julgadas por pre?o, pontualidade e densidade de recursos, tenha uma id?ia de quanto de cada um desses recursos ser? pesado. Saiba como uma proposta que oferece o menor pre?o, mas um longo tempo de espera, ser? comparada a uma proposta duas vezes mais cara, mas que leva metade do tempo. Isso ajudar? a reduzir a confus?o e o estresse posteriormente no processo.
Realmente sentar-se para escrever uma solicita??o de proposta pode ser um procedimento bastante simples e r?pido, uma vez que as bases tenham sido estabelecidas. A introdu??o deve apenas definir por que a empresa est? solicitando propostas e fornecer uma vis?o geral do restante da solicita??o, incluindo crit?rios e prazos importantes. A RFP deve ent?o cobrir o que uma proposta vencedora deve ter, seguida pelas caracter?sticas desejadas e crit?rios para a escolha do vencedor, especialmente se houver crit?rios de sele??o definidos. Em seguida, deve ser fornecida uma linha do tempo que estabele?a v?rias datas de refer?ncia e uma data final de vencimento. Por fim, a RFP deve dar aos candidatos uma id?ia do que acontecer? a seguir, incluindo quanto tempo eles podem esperar para receber uma resposta e se os n?o escolhidos podem esperar uma resposta.