Geralmente chamada de RFP, a solicita??o de proposta ? um documento utilizado por muitas organiza??es para receber ofertas de servi?os ou mercadorias de poss?veis fornecedores. A estrutura exata de uma RFP varia de uma situa??o para outra. Isso significa que a f?rmula de como escrever uma RFP depender? muito da cultura da entidade que est? emitindo a solicita??o e do que eles esperam aprender com as respostas. Aqui est?o alguns exemplos de elementos encontrados em muitos pedidos de proposta, independentemente do setor ou organiza??o envolvida.
Como ocorre com muitos esfor?os de reda??o comercial, uma solicita??o de proposta adequada come?ar? declarando a finalidade do documento. Isso geralmente pode ser resumido em poucas frases e permite que os solicitantes ou partes convidadas enviem uma proposta formal para saber exatamente o que a entidade emissora est? procurando em termos de servi?os ou bens. At? os formatos mais casuais de uma RFP incluir?o informa??es dessa natureza.
Juntamente com a indica??o do objetivo ou motivo da solicita??o de proposta, n?o ? incomum que algumas informa??es gerais sobre a entidade sejam inclu?das. As informa??es geralmente fornecem detalhes limitados sobre o tamanho da empresa, o n?mero de locais mantidos atualmente e quaisquer planos imediatos de expans?o que possam afetar as respostas dos candidatos. Normalmente, os detalhes n?o devem ser abrangentes. No entanto, geralmente ? suficiente permitir que os candidatos realizem pesquisas por conta pr?pria para expandir sua compreens?o das necessidades da parte que emitiu a solicita??o de proposta.
Na estrutura, uma solicita??o de proposta pode ser muito ampla ou altamente detalhada. Algumas solicita??es n?o t?m mais que uma p?gina e incluem apenas diretrizes gerais para envio, como algumas ?reas espec?ficas a serem abordadas, como enviar a proposta finalizada e a data em que todas as propostas devem ser entregues. Outras RFPs fornecem se??es espec?ficas e um formato que deve ser seguido sem falhas.
H? vantagens em ambas as abordagens para formatar a solicita??o de proposta. O formato amplo garante que as informa??es necess?rias estejam contidas no corpo da resposta, mas permite que a entidade tenha uma id?ia de como cada candidato se apresenta quando ? permitido uma grande margem de manobra na resposta. Por outro lado, um formato altamente estruturado informa ao solicitante exatamente como organizar os dados de uma maneira que certamente ter? significado para a entidade emissora. Ao mesmo tempo, a estrutura abrangente permite comparar literalmente as respostas de v?rios entrevistados lado a lado, descendo a lista de se??es uma a uma.
Dependendo do tipo de servi?o ou bens envolvidos, a solicita??o de proposta pode conter exemplos de cen?rios que ilustram o que o originador da solicita??o precisa de um fornecedor em situa??es de rotina e de emerg?ncia. Por exemplo, se a RFP ? para servi?os de teleconfer?ncia, o remetente pode querer saber se o fornecedor pode garantir a disponibilidade de um n?mero espec?fico de portas ou linhas, mesmo durante per?odos de pico de neg?cios. O fornecedor tamb?m pode abordar quest?es espec?ficas, como a implementa??o de uma rede de suporte para uso em caso de emerg?ncia em toda a empresa, ou se o fornecedor puder lidar com o agendamento e a execu??o de teleconfer?ncias sem aviso pr?vio.
Empresas ou outras organiza??es que precisam emitir uma RFP, mas n?o sabem ao certo como estruturar o documento para obter a melhor vantagem, geralmente podem iniciar o processo usando uma das muitas op??es gratuitas de modelos de RFP encontradas on-line. Esses modelos podem ser modificados conforme necess?rio. Em alguns casos, os modelos vir?o com pelo menos uma solicita??o de exemplo de proposta, que servir? como um guia para o indiv?duo ou equipe encarregada da responsabilidade de preparar a RFP.
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