Cartas de proposta são cartas de apresentação incluídas em propostas de negócios para apresentar às pessoas a natureza da proposta e a empresa que está fazendo a proposta. Como outros tipos de cartas de apresentação, as cartas de proposta são projetadas para familiarizar rapidamente o leitor com as informações necessárias, além de convencer o leitor de que o autor da carta é a melhor escolha para o trabalho. Em alguns casos, uma carta de proposta precisa seguir um formato e estilo específico, enquanto em outros casos, pode ter uma natureza mais livre.
Uma carta de proposta típica inclui uma breve discussão sobre o problema que a proposta pretende solucionar e uma visão geral das informações relevantes na proposta. As cartas da proposta geralmente incluem estimativas de tempo e custo, além de uma breve explicação de como a proposta funcionará. A carta da proposta também pode detalhar a experiência, as qualificações e as certificações da pessoa ou empresa que fornece a proposta e pode incluir também o histórico da empresa e informações básicas. Em todo o documento, o documento tem um tom persuasivo, projetado para incentivar o leitor a revisar os materiais da proposta em anexo.
Há vários contextos nos quais uma carta de proposta pode ser escrita. Quando uma empresa ou agência faz uma solicitação de proposta (RFP), as pessoas que respondem à RFP geralmente escrevem cartas de proposta com seus envios. Uma RFP geralmente inclui diretrizes da proposta que darão às pessoas uma boa idéia do que deve ser incluído na carta da proposta, variando das qualificações do autor a uma estimativa das despesas que serão envolvidas. Os livros de referência que fornecem informações sobre correspondência comercial geralmente têm várias propostas de amostra para que os leitores possam se familiarizar com a redação da proposta antes que precisem formalmente redigir uma proposta.
Algumas cartas da proposta não são solicitadas. As empresas podem usar propostas para vender seus produtos a novos clientes em potencial, porque a comunicação por correio pode ser barata e muito econômica. Por exemplo, um fabricante de software de escritório pode enviar uma correspondência em massa para vários escritórios e antecipar pelo menos algum interesse de empresas que responderão com pedidos ou solicitações de mais informações. A carta da proposta não solicitada tende a ser mais genérica por natureza, para que possa ser enviada a várias pessoas.
Pode ser difícil criar um modelo de proposta que possa ser usado para responder a uma solicitação de proposta, porque cada solicitação e cada proposta pode ser muito diferente. Normalmente, é necessária uma grande quantidade de pesquisa para reunir a proposta, e o idioma deve ser especificamente personalizado para o leitor. No entanto, pode ajudar a montar um esboço básico que é usado na redação de propostas, para garantir que todos os aspectos necessários de uma proposta sejam totalmente cobertos. As empresas também devem manter cópias de propostas antigas e cartas de propostas, anotando as que são bem-sucedidas para que possam ser usadas no desenvolvimento de propostas futuras.
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