Não há requisitos específicos para se tornar um controlador de documentos, mas pode ser útil ter um diploma universitário, experiência no setor e habilidades com equipamentos e sistemas de escritório. Os controladores de documentos são responsáveis por gerenciar os documentos em uma empresa ou organização, trabalho que pode exigir várias habilidades diferentes, dependendo do setor. Diferentes empresas podem especificar qualificações específicas que esperam dos candidatos e pode ser útil revisar as vagas de emprego em um determinado setor para aprender mais sobre as expectativas gerais.
Uma pessoa que planeja trabalhar como controladora de documentos pode querer considerar um diploma universitário em um tópico como negócios, matemática ou comunicação. Algumas organizações têm programas de treinamento para preparar pessoas especificamente para carreiras de controle de documentos, incluindo programas de certificação que fornecem treinamento específico em setores específicos. Isso pode ser útil para pessoas que desejam trabalhar em material confidencial ou sensível, como registros médicos, onde o conhecimento das leis relevantes e do setor é crítico.
Geralmente, os diplomas universitários não são obrigados a se tornar um controlador de documentos, mas podem ajudar. Enquanto estiver na faculdade, os estágios podem ajudar as pessoas a adquirir conhecimento de um setor, bem como experiência na área de controle de documentos. Também é possível começar a trabalhar diretamente em um setor sem diploma, sob a supervisão de um controlador de documentos que pode fornecer treinamento no trabalho. As pessoas nesta posição podem querer considerar cursos de treinamento extra para desenvolver habilidades e qualificações que podem levar a promoções.
Em alguns casos, as empresas esperam certificações específicas dos candidatos a esses cargos. Pode ser necessário receber a certificação em um sistema específico para se tornar um controlador de documentos ou fazer cursos para se familiarizar com questões legislativas. Algumas indústrias, como a financeira, estão sujeitas a uma regulamentação pesada, grande parte das quais envolve práticas de documentação. As empresas querem controladores com treinamento e experiência adequados para evitar colisões com a lei.
A experiência no setor também deve ser combinada com a participação em conferências e outros eventos para desenvolver contatos profissionais e aprender sobre novos desenvolvimentos. Depois que alguém se torna controlador de documentos, os padrões preferidos podem mudar, e é necessário acompanhá-los para oferecer os melhores serviços ao empregador. As organizações comerciais e outros grupos oferecem oportunidades, como oficinas, revistas e conferências, para permitir que as pessoas aprendam mais sobre os desenvolvimentos no controle de documentos e nos regulamentos propostos que possam impactar seus setores.