Uma repartição de passaportes é uma repartição governamental que aceita e processa solicitações de passaporte. O processo difere ligeiramente entre os países, mas em geral as regras e a forma como são aplicadas são as mesmas. No escritório de passaportes aceita-se o pedido, a identificação e as taxas, e depois tudo é verificado. Em cerca de seis semanas, um passaporte é enviado para a casa do candidato.
O principal objetivo de um escritório de passaportes é aceitar pedidos, documentos e taxas de processamento. Os procedimentos podem variar entre países e até mesmo entre diferentes tipos de escritórios no mesmo país. Nos Estados Unidos, existem dois tipos de escritórios de passaportes, incluindo escritórios regionais e escritórios de aceitação de passaportes.
Os escritórios regionais são grandes centros localizados em um número limitado de localidades nos Estados Unidos e são projetados para fornecer serviços completos de passaporte. Isso inclui o processamento real da papelada. Pessoas que necessitem de passaporte em menos de duas semanas, que tenham situações inusitadas ou irregularidades burocráticas, devem dirigir-se a um desses escritórios. Lá, a equipe conta com treinamento e recursos especiais que os capacitam a lidar com situações complicadas.
Existem também milhares de escritórios de aceitação de passaportes em todo o país. Essas instalações são combinadas com outras repartições governamentais, como bibliotecas e correios, para agilizar o processo de solicitação de passaporte. Nesses escritórios compartilhados, o procedimento típico é o requerente apresentar toda a papelada a uma pessoa do escritório que tenha sido treinada para receber documentos de solicitação de passaporte. Este tipo de escritório de passaporte normalmente faz pouco mais do que aceitar documentos, compará-los com uma lista de documentos exigidos e emitir um recibo para o requerente. O processamento é realizado no escritório regional.
Em um escritório regional de passaportes, os documentos são recebidos, a inscrição e as taxas são aceitas e toda a papelada é verificada para ver se está completa. Pessoas que têm problemas com a papelada podem agendar uma consulta com um funcionário que pode ajudar a resolver uma variedade de problemas, incluindo documentos ausentes ou documentação atípica. Durante a entrevista no escritório de passaportes, o requerente é auxiliado na resolução de quaisquer erros ou omissões que possam impedir a emissão de um passaporte. Às vezes, isso exige que o requerente saia e retorne com documentos específicos, mas muitas vezes o problema pode ser tratado no local pelo agente de passaportes.
Após a conclusão da parte inicial do processo, o pessoal do escritório regional de passaportes revisará os documentos para garantir que estejam completos e válidos. Assim que tudo estiver em ordem, um passaporte será emitido e enviado ao requerente. Alguns escritórios regionais também podem fornecer um cartão de passaporte imediatamente para permitir viagens em determinados países e pode ser usado no lugar do passaporte.