Os documentos em conformidade cumprem os termos e condições associados a uma carta de crédito, permitindo que um banco libere um pagamento a um vendedor em nome de um comprador. Cartas de crédito são usadas em transações comerciais, particularmente internacionalmente, para facilitar a movimentação de fundos e oferecer alguma proteção a ambas as partes envolvidas. Sob os termos, quando o vendedor envia as mercadorias ao comprador e prepara a documentação, ela pode ser apresentada ao banco para pagamento. O banco examina esses documentos para determinar se são compatíveis e libera um pagamento.
Esse processo começa com um contrato entre comprador e vendedor, que incluirá uma descrição detalhada das mercadorias que estão sendo vendidas. Isso é usado na geração da carta de crédito, para que o banco tenha algo a comparar com os documentos apresentados pelo vendedor. Quando a documentação é montada, ela precisa estar completa e deve corresponder à descrição do pedido dado ao banco pelo comprador. Discrepâncias podem resultar em rejeição e nenhum pagamento ao vendedor.
Os bancos tendem a ter muito cuidado ao examinar a documentação, porque desejam garantir ao comprador que o pagamento não será emitido por uma remessa incorreta. Às vezes, isso pode resultar em rejeições por razões relativamente menores. Por exemplo, um pedido de têxtil pode descrever uma cor de tecido como “salmão” em documentos enviados ao banco, enquanto o vendedor a descreve como “rosa”. O banco pode decidir que o pedido não é mais compatível e reterá o pagamento.
Antes de os vendedores enviarem um pacote de informações ao banco, eles podem verificar discrepâncias que podem levar o banco a rejeitar o pagamento. Os documentos em conformidade devem descrever a remessa com precisão e exatidão, sem falsificações. Os vendedores podem consultar o contrato de venda original para garantir que estão enviando o que o comprador solicitou e verificar se há pequenas variantes que possam causar problemas no processamento do pagamento. Se o banco decidir que o vendedor não enviou documentos compatíveis, será necessário processar a transação novamente.
O termo “documentos compatíveis” também é usado de várias outras maneiras. Os viajantes precisam manter documentos compatíveis para atravessar fronteiras, por exemplo, com todos os recursos necessários para passar na inspeção alfandegária. Isso pode incluir uma fotografia clara, informações demográficas detalhadas e carimbos e recomendações apropriados. Os documentos também podem precisar aderir aos códigos e protocolos estabelecidos por uma agência para serem aceitos em atividades como solicitação de subsídios.
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