Um assistente administrativo tem muitas das mesmas funções que um secretário, incluindo digitar, arquivar, atender telefones e tomar notas nas reuniões. Além disso, ele também pode supervisionar a logística de um escritório, colaborar com supervisores em projetos importantes e supervisionar secretárias. Embora exista pouca educação formal necessária para trabalhar nessa posição, os assistentes executivos ou aqueles que trabalham em áreas especializadas podem precisar de treinamento adicional.
Deveres
Os deveres de um assistente administrativo frequentemente vão muito além das tarefas de secretariado e incluem o manuseio de coisas logísticas para o escritório, como encomendar suprimentos, manusear correspondência e papelada que entra e sair do negócio e coordenar os horários das pessoas. Em muitos casos, ele ou ela é uma fonte de informação com o público e, como tal, às vezes atua como o “rosto” da empresa. Alguns assistentes seniores também supervisionam assistentes juniores ou secretárias; nesse caso, eles podem precisar fazer relatórios ou apresentações periódicas de desempenho. Muitas pessoas nessa posição também ajudam no treinamento de novos funcionários, principalmente se eles estiverem executando tarefas administrativas. Um assistente administrativo também precisa de algum conhecimento prático, como trabalhar com uma variedade de equipamentos de escritório.
Conjunto de habilidades
As pessoas que trabalham nessa posição precisam ser extremamente boas com detalhes e capazes de lidar com muitas tarefas simultaneamente, já que geralmente são responsáveis por agendas de várias pessoas e podem supervisionar o progresso de vários projetos ao mesmo tempo. Eles também devem ser bons com as pessoas, pois o trabalho exige muita interação com as pessoas no escritório e com os clientes. Ser capaz de fazer julgamentos e trabalhar de forma independente também é uma parte importante do trabalho, pois o assistente administrativo é a pessoa que provavelmente sabe quais documentos são importantes e quais podem ser descartados, quais e-mails podem ser tratados no escritório nível e quais precisam ser encaminhados para a alta gerência e como trabalhar na cadeia de comando para realizar as tarefas. Além disso, os assistentes administrativos precisam ser articulados, bons em escrever e bons em tecnologia, pois costumam responder a correspondências, revisar documentos e trabalhar com bancos de dados.
Especialidades
Os assistentes administrativos podem se especializar em um departamento específico de uma organização, como recursos humanos ou TI, embora isso seja mais comum em organizações maiores. Os assistentes administrativos executivos trabalham apenas com a alta gerência de uma empresa. Eles podem ser responsáveis por um grupo de pessoas ou podem trabalhar apenas com um. Em qualquer um dos casos, o assistente é responsável por controlar o acesso aos executivos, organizar viagens e conferências e interagir com fornecedores, executivos de outras empresas e membros do conselho, além das tarefas administrativas regulares. De um modo geral, quanto mais alto o executivo, mais habilidades e experiência o assistente precisa.
Além disso, os assistentes administrativos podem se especializar em certos campos, como medicina ou direito. Além das tarefas normais associadas a essa posição, ele também executa tarefas especificamente relacionadas a esse campo. Por exemplo, um assistente jurídico também pode pesquisar precedentes legais e ajudar a preparar instruções, enquanto um assistente médico geralmente precisa saber sobre cobrança de seguros ou procedimentos de laboratório. Algumas pessoas também fazem esse trabalho em casa pelo telefone e pela Internet; nesse caso, são chamadas de assistentes administrativos virtuais.
Treinamentos
Em muitos casos, uma pessoa pode começar a trabalhar neste trabalho com um diploma do ensino médio e algum treinamento em habilidades de negócios e informática. Para posições especializadas, como em um consultório médico ou jurídico, ela deve conhecer o vocabulário específico para essa posição. Um certificado de um programa de treinamento, um diploma de associado ou uma certificação por meio de uma organização reconhecida pode ajudar na hora de ser contratado ou promovido.