Um calendário editorial é um plano dos próximos temas de reportagens para uma revista ou jornal. Os calendários editoriais são feitos principalmente por motivos de publicidade. Por exemplo, se um tema relevante para os produtos de determinados anunciantes for usado para uma reportagem em destaque, é mais provável que a empresa coloque um anúncio na publicação, pois os leitores estarão interessados no tópico. Por exemplo, um relatório detalhado sobre gravidez na adolescência pode ajudar a vender espaço publicitário para escolas de estudo em casa e empresas de produtos para bebês. O uso de um calendário editorial para planejar as ideias da história adiante também permite que o tempo de publicação emita um comunicado de imprensa da próxima história para atrair possíveis novos leitores.
Um comunicado de imprensa é uma notícia que também promove uma empresa, trazendo publicidade a ela. A mídia cobre a matéria impressa ou em mídia de difusão, se jornalistas e editores consideram o lançamento digno de nota para seus leitores. Um tópico importante, como a gravidez na adolescência, que será relatado em detalhes, pode garantir que a mídia aceite um comunicado de imprensa sobre a próxima história em um jornal ou revista. Nem todos os itens de um calendário editorial serão aceitos como comunicado de imprensa.
O principal uso dos calendários de planejamento editorial é como uma função de vendas de publicidade. Revistas e jornais prosperam nas vendas de publicidade e precisam constantemente atrair anunciantes para comprar espaço para anúncios impressos em suas publicações. Os anunciantes não podem simplesmente gastar seu dinheiro com publicidade colocando anúncios aleatoriamente, mas devem enviar suas mensagens promocionais para um público-alvo específico interessado em seus tipos de produtos e serviços. Os leitores de certas publicações são considerados leads de vendas qualificados, pois geralmente se encaixam na demografia ou estatísticas pessoais do mercado-alvo, como idade, sexo e renda. Um tema do calendário editorial deve atrair os leitores e anunciantes alvo da publicação.
Outra maneira pela qual um calendário editorial é usado é o estabelecimento de diretrizes de envio para escritores. A maioria das publicações inclui diretrizes para escritores que solicitam artigos sobre os temas definidos no calendário de planejamento editorial. Os editores instruem os escritores interessados em trabalhar em um artigo para a publicação a consultar primeiro ou enviar o manuscrito completo para publicação.
Até que ponto um calendário de planejamento editorial é definido depende de cada publicação específica. Geralmente, leva pelo menos vários meses desde que o departamento de vendas de publicidade precise de tempo para vender espaço publicitário e a equipe editorial precisará escolher o melhor escritor para a reportagem, além de criar um prazo de redação suficiente. A época do ano também é um fator na preparação de edições de revistas ou seções especiais de jornais. Por exemplo, é provável que um recurso de acampamento que será produzido e distribuído em uma edição da primavera seja iniciado como um projeto no outono ou inverno anterior.
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