Um cartão de crédito da empresa pode ser definido de várias maneiras. Pode ser um cartão disponível para uso de todos os membros da empresa, especialmente pequenas empresas. Esses cartões podem ser usados como o principal meio de compra de itens no dia-a-dia. Como alternativa, uma empresa pode emitir um cartão de crédito para alguns funcionários, especialmente aqueles que precisam viajar para negócios e precisam pagar as despesas cobertas pela empresa ao longo do caminho.
A empresa é responsável pelo pagamento das contas dos dois tipos de cartão de crédito da empresa, desde que seu uso seja estritamente para despesas comerciais aprovadas. Isso pode criar alguns problemas e as pessoas precisam prestar atenção para manter recibos e registros cuidadosos ao usar os cartões. Um funcionário pode ser responsável por cobranças que não são realmente despesas comerciais, e a compra de itens no cartão que realmente não são relacionados a negócios pode causar, em alguns casos, a rescisão de um emprego.
É verdade que alguns funcionários abusam do cartão de crédito de uma empresa, mas com avanços em declarações detalhadas, é provável que isso seja descoberto rapidamente. Às vezes, abuso acidental ocorre. Quando as pessoas estão acostumadas a pagar por itens com cartões, é muito fácil pagar por itens com o cartão errado. Se um funcionário notar uma compra acidental com o cartão de crédito da empresa, ele ou ela deve informar os empregadores imediatamente e estar preparado para compensar a empresa imediatamente.
Uma questão mais complicada surge quando os funcionários compram itens que são despesas comerciais legítimas, ao mesmo tempo em que compram itens para uso pessoal. Novamente, a manutenção detalhada de recibos é a chave para garantir que a empresa não esteja comprando coisas não relacionadas aos seus negócios. Uma maneira de evitar isso é solicitar transações separadas ao fazer uma compra que inclua despesas comerciais e pessoais e, em seguida, usar o cartão de crédito da empresa e um cartão pessoal para pagar por essas transações.
Às vezes, as pessoas que possuem um cartão de crédito da empresa emitido em seu nome se perguntam se podem aproveitar as vantagens oferecidas com o cartão, como milhas de passageiro frequente. A decisão de permitir que o funcionário use vantagens ou vale-presente deve ser responsabilidade do empregador. Quando isso não está claro, os funcionários devem verificar com o empregador antes de usar quaisquer vantagens. A empresa pode querer acumulá-los para oferecer presentes aos funcionários ou economizar dinheiro em viagens aéreas.
Uma maneira de evitar o uso do cartão de crédito da empresa é criar um método de reembolso para as despesas comerciais feitas pelos funcionários. Isso também envolve funcionários entregando recibos, mas oferece às empresas menos capacidade de investigar cobranças. Muitos acham que um cartão de crédito da empresa oferece maior comodidade do que o método de recebimento / reembolso. Outra vantagem dos cartões de crédito em relação ao método de recebimento / reembolso é que os funcionários com pouco dinheiro ou crédito pessoal disponível não serão colocados em uma situação embaraçosa em que não podem cobrir despesas comerciais legítimas.
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