Um custo de despesa é a soma de dinheiro que um indivíduo ou entidade gasta em um projeto específico. O custo total consiste no custo de desembolso e no custo de oportunidade combinados. O primeiro descreve vários tipos de despesas diretas, enquanto o último consiste em perdas financeiras indiretas que um indivíduo ou entidade pode incorrer como resultado do embarque em um determinado projeto.
Em muitos casos, um custo de desembolso é uma despesa inicial incorrida no início de um projeto. Quando alguém financia a compra de uma nova casa, o credor normalmente exige que o comprador faça um pagamento principal conhecido como depósito no momento da compra. Este pagamento é um exemplo de custo de desembolso inicial. Quando a economia de dinheiro é usada para fazer uma compra, as leis de contabilidade em muitos países exigem que o comprador registre a transação como um dispêndio de capital.
Além dos pagamentos adiantados, os custos de despesas podem ser registrados nos livros contábeis, mesmo que essas despesas ainda não tenham ocorrido. Quando uma compra é financiada, os pagamentos contínuos do principal e dos juros que o comprador paga ao credor são um exemplo de custo de desembolso. Dependendo das leis contábeis regionais, um mutuário pode ter que listar os custos de financiamento previstos como passivos em um livro razão geral de contabilidade, mesmo que esses custos devam ser divididos ao longo de vários anos.
Além dos pagamentos de compra, os custos de desembolso também podem incluir custos de reparo e manutenção. Quando uma empresa adquire uma máquina fotocopiadora, o desembolso inicial cobre o custo de compra da máquina, mas a máquina pode não funcionar corretamente, a menos que a empresa contrate um empreiteiro para fazer a manutenção da máquina. Os honorários do empreiteiro e as peças de reposição são despesas incorridas como resultado da compra da máquina pela empresa. Além disso, uma fotocopiadora não funcionará sem tinta e papel, o que significa que o custo de compra desses materiais é outro exemplo de despesa de despesa.
Quaisquer despesas que não podem ser classificadas como custos de despesas são normalmente registradas como custos de oportunidade. Quando o proprietário de uma empresa decide comprar uma fotocopiadora para que os anúncios da empresa possam ser impressos e entregues aos funcionários, além de incorrer em despesas óbvias, o proprietário da empresa também pode ter incorrido em um custo de oportunidade. Se o proprietário da empresa tivesse optado por comprar um programa de software de e-mail para que os avisos pudessem ser enviados eletronicamente em vez de impressos em papel, a empresa teria evitado o custo de longo prazo da compra de papel e tinta. Portanto, os custos de desembolso são despesas tangíveis, enquanto os custos operacionais geralmente envolvem oportunidades perdidas para gerar receita ou cortar custos.