No sentido mais amplo, um prospecto preliminar é um documento que é um primeiro rascunho de documento que inclui disposições para fazer alterações em uma data posterior. A principal função desse tipo de documento é fornecer informações básicas relevantes para uma próxima transação comercial, incluindo dados relativos à empresa que está executando a transação, como está organizada, quem é o responsável e como a empresa prevê o implementação da ação proposta. Ao mesmo tempo, a natureza preliminar do documento deixa a porta aberta para refinar os dados incluídos, quando e conforme necessário.
Às vezes referido como uma declaração preliminar, um dos usos mais comuns de um prospecto preliminar tem a ver com a criação de uma oferta pública inicial. Nesse cenário, uma empresa cria uma declaração sobre os planos de fazer tal oferta e a registra na agência ou comissão governamental apropriada. As regulamentações governamentais determinam o tipo de informação que deve ser incluída nesta declaração preliminar, mas a maioria das nações exigiria a inclusão de antecedentes na história, estrutura operacional e estabilidade financeira da empresa. Como parte do formato, o texto deve ser incluído para indicar que partes do documento podem ser alteradas em uma data posterior.
Por exemplo, uma empresa que opera nos Estados Unidos enviaria um prospecto preliminar à Comissão de Valores Mobiliários para revisão antes de fazer qualquer tipo de oferta pública. Como a Comissão exige tradicionalmente que seja usada tinta vermelha em partes do texto, isso deu a este tipo de prospecto o apelido de “arenque vermelho”. O apelido passou a ser usado para identificar qualquer coisa que não esteja em sua forma final e ainda está sujeita a alterações.
Também é comum que um prospecto preliminar inclua informações sobre como a atividade será realizada. No caso de uma oferta pública inicial, isso incluirá detalhes sobre quantas ações serão oferecidas, o preço da oferta pública inicial e como a empresa administrará a distribuição das ações à medida que são vendidas. A ideia por trás da inclusão desse tipo de detalhe é verificar se a iniciativa foi bem planejada e parece estar de acordo com a regulamentação em vigor.
Embora o prospecto preliminar deixe em aberto a possibilidade de adição ou alteração do documento em uma data posterior, a maioria das empresas procurará tornar o documento o mais próximo possível da versão final possível. Por esse motivo, mesmo o prospecto preliminar pode ser um documento altamente detalhado que torna muito óbvias as intenções do emissor, bem como estruturar a estratégia que será utilizada para atingir o objetivo almejado. Caso o prospecto não contenha o que a agência reguladora considera dados essenciais, o prospecto é rejeitado, devendo ser alterado e reapresentado antes que a oferta possa prosseguir.