Um recibo de serviço é um recibo que um empreiteiro, trabalhador ou outro técnico emite para documentar os serviços prestados. Em muitos aspectos, um recibo de serviço é igual a um recibo de venda, exceto que documenta os serviços prestados, não as mercadorias vendidas. Um recibo de corte de cabelo, por exemplo, é um recibo de serviço básico. Os recibos de serviço mais complexos documentam os serviços de carro executados, os trabalhos de pintura concluídos ou sobretaxas de frete e entrega. O objetivo de um recibo de serviço é provar que algo foi feito e que algo foi pago.
Os recibos de serviço vêm em vários formatos. Alguns são emitidos como recibos de vendas, geralmente de uma caixa registradora. Serviços simples prestados em lojas ou por meio de varejistas especializados geralmente assumem essa forma. Outros recibos de serviço são escritos mais como faturas. Empreiteiros que estão cobrando clientes por um determinado número de horas de serviço, por exemplo, ou fornecedores que instalaram uma determinada lista de peças, podem escrever seu próprio recibo de serviço.
Não existe uma maneira única, certa ou errada, de redigir um recibo de serviço. Certos elementos-chave são geralmente necessários, no entanto. Na maioria das vezes, tanto o vendedor quanto o comprador devem ser identificados. O recibo geralmente deve ser datado e os serviços prestados devem ser descritos com algum detalhe.
No momento em que um recibo de serviço é escrito e emitido, um serviço já foi executado e pago. Ainda assim, existem alguns motivos importantes pelos quais uma pessoa pode querer manter um recibo de serviço. Se algo ficar aquém das expectativas, por exemplo, um recibo de serviço serve como documentação dos serviços que deveriam ter sido executados. Os recibos de serviço também provam que os serviços foram prestados, o que pode ser importante se houver uma disputa sobre o que foi feito ou se um contratante alegar que os serviços não foram pagos integralmente.
Em geral, também é uma boa ideia manter recibos de serviço para todos os serviços que foram prestados durante a realização de negócios. Se um funcionário individual pagou por serviços comerciais por conta própria, muitas vezes ele pode solicitar o reembolso da empresa apresentando um recibo de serviço. Os proprietários de empresas também podem usar recibos de serviço para comprovar despesas relacionadas ao negócio, que muitas vezes podem ser amortizadas como deduções fiscais.
Quando usados para fins tributários, os recibos de serviços geralmente devem ser preservados por um período de vários anos. Se uma autoridade tributária auditar o proprietário de uma pequena empresa, esse proprietário precisará ter os recibos em mãos para justificar cada dedução – mesmo que tenham se passado anos desde o momento da transação. As pequenas empresas com muitas deduções são frequentemente alvo de auditorias devido à facilidade de fabricação de serviços prestados. Manter um controle cuidadoso de todos os recibos de serviço, bem como outros tipos de recibos usados para deduções relacionadas aos negócios, pode manter os auditores afastados.
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