Um recibo eletrônico é um comprovante de compra ou entrega enviado eletronicamente. O destinatário pode usar este documento como um recibo em papel em trocas, devoluções ou disputas com o remetente. Os recibos eletrônicos também podem ser usados para atividades como solicitar deduções de impostos. Geralmente, é possível imprimi-los se uma cópia impressa for necessária.
O recibo eletrônico inclui um código de identificação exclusivo para fazer referência ao pedido, junto com uma descrição detalhada. Ele anotará as informações de contato do remetente e do destinatário, o método de pagamento e quaisquer outros detalhes relevantes. Este documento também pode conter uma assinatura eletrônica e pode incluir informações sobre como conduzir devoluções e trocas.
Muitos recibos eletrônicos são enviados por e-mail, mas também podem ser enviados para um telefone celular por meio de um sistema de mensagens de texto. Também pode ser possível baixar cópias se um recibo for perdido ou nunca chegar. O destinatário pode fazer logon no site do comerciante e verificar os registros de suas transações para encontrar o recibo eletrônico de que precisa. Para algumas transações na web, o recibo pode ser carregado no navegador quando a transação for concluída e o usuário precisará imprimi-lo ou anotar o código de confirmação para referência futura.
Alguns softwares de contabilidade farão interface com recibos eletrônicos e integrarão os dados do recibo aos registros contábeis do cliente. O software pode inserir as informações no livro-razão do usuário, classificar o tipo de compra e ajustar o novo saldo em execução automaticamente. Os compradores também podem corrigir as informações se estiverem incorretas; o software pode classificar uma compra incorretamente, por exemplo, ou fazer o download de um recibo eletrônico que é posteriormente alterado e registrar um valor incorreto.
Os recibos online podem documentar as compras e fornecer informações sobre como e quando uma compra foi feita. Eles também confirmam o pedido e podem fornecer um mecanismo para corrigi-lo se estiver errado, embora geralmente isso deva ocorrer dentro de uma janela muito estreita. Os recibos também podem ser gerados automaticamente no momento da entrega. Os remetentes podem enviar e-mails para remetentes e destinatários para que saibam quando um pacote chega, e o recibo eletrônico pode ser necessário em uma disputa sobre a entrega.
O uso de recibos eletrônicos pode ser mais ecológico e também pode tornar a contabilidade mais fácil. O usuário pode manter cópias em um programa de contabilidade, vincular lançamentos de diário a recibos específicos e fornecer recibos mediante solicitação em um formato eletrônico conveniente. Se um documento de recibo comprar compras que um consumidor planeja declarar sobre os impostos, é importante garantir que eles estarão acessíveis no futuro e pode ser uma boa ideia salvar as cópias em uma pasta em um disco rígido.
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