O arquivamento eletrônico, também conhecido como arquivo eletrônico, é a alternativa ao preenchimento dos formulários fiscais em papel. Muitas vezes, é o método preferido porque os contribuintes podem ter uma confirmação mais rápida dos formulários fiscais recebidos, bem como reembolsos mais rápidos. O arquivamento eletrônico geralmente é mais preciso do que as devoluções em papel porque o software é usado para realizar cálculos, o que ajuda a eliminar o erro humano. Agências fiscais locais e nacionais, como o Internal Revenue Service, incentivam e aceitam formulários de impostos preenchidos eletronicamente, bem como pagamentos online de quaisquer impostos devidos. Essas agências costumam fornecer métodos em seus sites para enviar e-mails de impostos gratuitamente.
A capacidade de declarar impostos a qualquer momento costuma ser atraente para os contribuintes, especialmente se os prazos para declaração de impostos forem iminentes. O arquivamento eletrônico geralmente está disponível para os contribuintes sete dias por semana, a qualquer hora. A alternativa é os contribuintes enviarem as declarações em papel. Fazer isso frequentemente requer o envio da devolução em um determinado horário para receber a data do selo postal adequada. Nesse cenário, não há oportunidade de receber uma confirmação rápida do órgão tributário de que os impostos foram recebidos e os formulários foram devidamente preenchidos. Quando os contribuintes enviam e-arquivam, eles são frequentemente notificados de erros e da necessidade de reapresentar formulários fiscais.
Os contribuintes podem enviar declarações por e-mail diretamente aos órgãos fiscais ou com a ajuda de um serviço de preparação de impostos. Por exemplo, os contadores de pequenas empresas podem preparar e arquivar impostos em nome de autônomos ou contribuintes comerciais mediante o pagamento de uma taxa, desde que sejam fornecedores autorizados. Os contribuintes que atendem a certos requisitos mínimos e que precisam preencher formulários de impostos pessoais podem se beneficiar da assistência voluntária no imposto de renda, que pode preparar e arquivar impostos por e-mail gratuitamente. Também existe um software de imposto baseado na web e desktop que as pessoas podem pagar e utilizar para preparar e arquivar impostos por conta própria. A maioria dos programas de software orienta o contribuinte na preparação dos formulários necessários passo a passo e, a pedido do contribuinte, o programa arquiva os impostos por e-mail nos órgãos fiscais apropriados.
Quando os contribuintes registram seus impostos por e-mail, muitas vezes eles podem optar por receber um depósito direto de restituições de impostos ou pagar os impostos devidos por meio de saque por débito direto. Os pagamentos de impostos muitas vezes não precisam ser apresentados ao mesmo tempo do arquivamento eletrônico, a menos que os impostos sejam devidos imediatamente. Caso contrário, o contribuinte pode pagar e preencher formulários separadamente. Se os impostos são devidos, então é do benefício do contribuinte fazer um arquivo eletrônico para receber os pagamentos no prazo e evitar penalidades.