Um reembolso de veículo se refere a um motorista individual sendo reembolsado pelo custo de dirigir um veículo pessoal enquanto conduz negócios em nome de uma empresa ou agência governamental. O reembolso é normalmente calculado de acordo com o número de milhas que um funcionário ou agente dirige de e para locais de trabalho específicos para fins de reunião com clientes, facilitação de programas especiais ou qualquer número de outras tarefas relacionadas ao trabalho. Sempre que um programa de reembolso de veículos é disponibilizado para auxiliar os funcionários com despesas relacionadas a viagens, o valor exato oferecido por quilômetro rodado é conhecido antes de a viagem ser feita.
Para receber um reembolso de veículo pela quilometragem dirigida, os funcionários devem documentar as leituras de milhagem inicial e de ponto final para que a quilometragem usada durante o curso do trabalho seja calculada com precisão. Depois de enviar os valores das milhas usando os formulários de relatório apropriados, os funcionários geralmente recebem um cheque separado para as milhas usadas ou o reembolso das milhas pode ser incluído no cheque de pagamento futuro do funcionário. Os valores por milha também são geralmente definidos de acordo com cálculos federais de reembolso de milhagem.
Um plano de reembolso de veículos ajuda a compensar o custo de combustível e manutenção para os funcionários que precisam dirigir seus próprios veículos durante o trabalho. Isso é particularmente útil para funcionários que passam muito tempo dirigindo para vários locais de trabalho ou realizando outras tarefas de campo em nome de uma empresa ou agência governamental. Os valores oferecidos para reembolso podem variar entre as empresas, mas dentro de uma organização, cada funcionário geralmente é reembolsado na mesma taxa que os demais funcionários da empresa por quilometragem dirigida em um veículo pessoal.
O reembolso de veículos não é oferecido apenas para viagens de automóvel, mas muitas agências também reembolsam os funcionários pelo uso de outros veículos pessoais. Alguns desses veículos incluem aviões ou motocicletas. Permissão especial para usar outros veículos pessoais deve ser concedida antes de seu uso, no entanto, se o reembolso do veículo for esperado.
Em alguns casos, outro tipo de reembolso de veículo também pode ser oferecido por outra agência além de um empregador direto. Nos Estados Unidos, o Internal Revenue Service (IRS) calculou taxas especiais para indivíduos que usam um veículo de propriedade privada para fins comerciais, bem como para se deslocarem para fazer negócios. As tarifas também estão disponíveis para pessoas que usam veículos pessoais para fins específicos de caridade ou médicos. O valor de cada uma dessas taxas é diferente, mas cada uma é calculada de acordo com a pesquisa mais recente que reflete os custos de transporte. Depois que um indivíduo calcula a quilometragem total usada para essas atividades, o IRS permite que o total seja reivindicado como uma franquia ao relatar os impostos pessoais.