Um registro contábil é qualquer tipo de documento eletrônico ou impresso que fornece informações sobre a situação financeira de um indivíduo ou entidade. Registros desse tipo são usados para criar registros contábeis mais detalhados, como livros, diários e outros tipos de livros contábeis. A principal função desses documentos é criar um histórico preciso de todas as transações financeiras relacionadas a um determinado período de tempo, incluindo as receitas recebidas, bem como os desembolsos feitos para despesas relevantes. Junto com as transações monetárias, esses livros contábeis também permitem determinar o equilíbrio entre ativos e passivos.
Vários documentos são incluídos como parte do processo de preparação e manutenção de livros de registros contábeis. As faturas emitidas por uma empresa são um dos documentos fundamentais anotados e rastreados em livros e diários. As faturas permitem controlar a receita potencial que pode ser razoavelmente prevista pela empresa. Ao inserir as faturas e os valores das faturas nos livros contábeis, é muito mais fácil aplicar cheques ou outras formas de pagamento que são remetidos pelos clientes quando e quando chegam e são preparados para depósito em uma conta bancária.
Faturas relacionadas a compras feitas por uma empresa também são essenciais para manter livros de registros contábeis precisos. Tal como acontece com as faturas emitidas por uma empresa, as que são recebidas devem ser registradas nos registros de contas a pagar, facilitando o estabelecimento de um cronograma para a emissão do pagamento dessas faturas. O cheque ou modo de pagamento usado para liquidar o saldo dessas faturas também é considerado um registro contábil e geralmente é anotado nas contas a pagar em conjunto com a fatura apropriada.
Todas as transações monetárias envolvidas com a operação da empresa são consideradas registros contábeis de um tipo ou outro. As cópias manuais e eletrônicas são mantidas em arquivo, tornando muito mais fácil verificar as entradas de diário e garantir que todos os registros estejam em ordem. Quando os princípios contábeis geralmente aceitos são seguidos, é muito mais fácil recuperar registros adequados de ativos, registros de passivos e qualquer subgrupo desses registros relacionados a qualquer transação de contas a pagar ou a receber.
A manutenção de livros de registros contábeis precisos de alguma forma costuma ser necessária para fins fiscais. Isso é verdadeiro tanto para indivíduos quanto para empresas. A falha em manter cópias de documentos de apoio essenciais pode muitas vezes criar problemas se uma auditoria fiscal for chamada e pode fazer com que certas deduções sejam rejeitadas por falta de documentação. Por esse motivo, muitos indivíduos e empresas utilizam softwares de contabilidade para manter todos os lançamentos em ordem, ao mesmo tempo em que mantêm cópias de cheques, faturas e outros documentos de suporte que comprovam os lançamentos feitos nos próprios livros contábeis.