Um relatório ad hoc é um relatório que uma pessoa cria em resposta a uma solicitação específica de informações, em vez de em intervalos definidos ou como parte dos relatórios de rotina. Os supervisores podem solicitar esses relatórios por vários motivos e geralmente fornecem um prazo para a conclusão, como uma solicitação para que o relatório seja enviado até o final do dia útil. Estão disponíveis ferramentas para ajudar na criação de tais relatórios, dependendo da natureza da empresa e da solicitação.
A frase em latim “ad hoc” significa “para isso”, referenciando a ideia de que o relatório foi encomendado para uma finalidade específica e abrange um tópico específico. Uma solicitação de um relatório ad hoc pode envolver informações internas, como dados de vendas, desempenho dos funcionários etc. Também pode incluir informações externas, como dados sobre mudanças nas condições de mercado, expectativas do consumidor e outros tópicos. Quando uma solicitação de um relatório ad hoc é feita, ela deve incluir uma discussão detalhada do que é esperado no relatório.
Os secretários e outros funcionários administrativos costumam receber esse tipo de trabalho. Eles coletam dados de bancos de dados da empresa e pesquisas externas, como a revisão de publicações comerciais e reportagens. Os programas de software geralmente têm modelos que as pessoas podem usar para gerar relatórios rapidamente. Eles podem estar vinculados aos bancos de dados para permitir a geração de tabelas, gráficos e outras apresentações visuais de dados, desenhando diretamente no banco de dados, em vez de forçar a pessoa a criar a apresentação do zero.
Alguns motivos para solicitar um relatório ad hoc podem incluir planos exploratórios para lançar novos produtos e serviços, pesquisa preliminar de mercado e preparação para revisões de práticas e planos de negócios. Em todos os casos, os dados iniciais servirão como um guia para o pessoal que precisa tomar decisões sobre como proceder. O relatório ad hoc pode identificar problemas específicos e destacará as atividades a serem perseguidas ou evitadas. Por exemplo, o relatório pode mostrar que os padrões do setor estão prestes a mudar, tornando imprudente investir em um sistema projetado para facilitar a conformidade com os padrões existentes, porque a empresa precisaria atualizar no futuro próximo.
Embora um relatório ad hoc seja solicitado dentro de um curto período, ele ainda precisa estar em conformidade com os padrões de apresentação profissional. Isso inclui a revisão de erros de digitação, erros e legibilidade, formatação adequada do documento e acompanhamento de quaisquer padrões internos estabelecidos pela empresa para a emissão de relatórios. Ter um modelo pode ajudar com isso, pois é possível inserir informações no modelo para garantir que o relatório siga uma estrutura geral familiar.
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