Um relatório externo é um termo usado para se referir a qualquer tipo de relatório organizacional preparado com o público em geral. Normalmente, o conteúdo encontrado no documento não inclui informações consideradas proprietárias, com apenas dados considerados aceitáveis para consumo público incluídos no relatório. As empresas geralmente preparam esses tipos de relatórios como um meio de divulgar informações relevantes aos consumidores e outras pessoas interessadas nas operações gerais das empresas.
As empresas geralmente produzem seus próprios relatórios externos internamente, embora seja possível terceirizar essa função. O conteúdo do relatório pode variar, pois as informações contidas no documento podem ser uma visão geral da operação da empresa, incluindo alguns dados históricos. Em outros momentos, o foco do relatório externo pode conter informações sobre as finanças da operação comercial. Quando esse for o caso, o relatório poderá ser preparado pelos auditores com o objetivo expresso de liberar os dados ao público em geral. As informações financeiras incluídas neste relatório de auditoria externa não conterão nada de confidencial e todos os dados usados no relatório serão considerados apropriados para divulgação pública pelos proprietários e operadores da empresa.
Existem várias razões pelas quais uma empresa optou por preparar e liberar um relatório externo. As informações são consideradas públicas, possibilitando fornecer detalhes suficientes sobre a empresa e sua operação para atrair a atenção das pessoas interessadas, incluindo potenciais investidores. Relatórios desse tipo geralmente contêm dados que os analistas do setor podem usar para avaliar o status atual da empresa. Não é incomum que detalhes obtidos de um relatório externo sejam usados como material de origem de um artigo ou perfil criado por um escritor de negócios.
Embora não exista uma maneira correta de preparar um relatório externo, existem algumas considerações básicas que podem ajudar na preparação de um documento coerente e informativo. As informações devem ser organizadas de maneira lógica, permitindo ao leitor acompanhar facilmente o fluxo do texto. Quaisquer dados considerados confidenciais ou proprietários devem ser omitidos do texto, a menos que haja um motivo convincente para incluir essas informações e que é improvável que esse nível de divulgação crie problemas para os negócios posteriormente. A maioria dos relatórios desse tipo será organizada para indicar o objetivo do documento no início do texto, fornecendo aos leitores uma compreensão do porquê do artigo externo existir e do que os autores esperam que ele cumpra.
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