Uma auditoria de impress?o geralmente ? conduzida por grandes organiza??es, antecipando uma solicita??o de servi?os de impress?o para renova??o de proposta ou contrato. O objetivo principal de uma auditoria de impress?o ? coletar m?tricas sobre o uso atual da impressora, diferentes m?todos de acesso aos recursos de impress?o e determinar os custos operacionais totais associados ?s atividades de impress?o. O termo auditoria geralmente est? associado a uma revis?o financeira detalhada. No entanto, o principal objetivo de qualquer auditoria ? que profissionais imparciais coligam informa??es e forne?am um relat?rio formal para auxiliar na tomada de decis?es no n?vel executivo.
O escopo de uma auditoria de impress?o deve ser claramente definido no in?cio do processo para garantir uma resposta vi?vel. A defini??o de uma fun??o de impress?o ou trabalho relacionado ? cr?tica, pois as suposi??es podem resultar em conclus?es incorretas. Por exemplo, uma auditoria de impress?o pode incluir fotoc?pias, digitaliza??o eletr?nica de documentos e trabalhos de impress?o ou uma mistura dessas op??es. Em outras empresas ou setores, a impress?o pode incluir todos os fornecedores externos de impress?o ou contratos de itens como folhetos, panfletos e itens relacionados.
A primeira etapa de qualquer auditoria de impress?o ? coletar m?tricas de uso. Todas as impressoras possuem um contador de c?pias e as unidades digitais armazenam essas informa??es eletronicamente. Algumas impressoras s?o conhecidas como unidades multifuncionais e t?m a capacidade de imprimir, digitalizar e fotocopiar. As m?tricas para cada uma dessas tarefas s?o armazenadas separadamente. As unidades com op??es de cores e preto e branco tamb?m separam essas duas tarefas para maior precis?o.
Uma auditoria de impress?o abrangente deve incluir informa??es sobre como os recursos de impress?o s?o acessados. Geralmente, h? v?rios processos na mesma organiza??o, e isso pode ser baseado nos tipos de servi?os acessados. Por exemplo, um escrit?rio moderno possui uma impressora totalmente em rede que geralmente ? compartilhada por um grupo de pessoas. Outras instala??es podem ter impressoras individuais localizadas em cada esta??o de trabalho. Trabalhos de impress?o grandes ou solicita??es especiais podem ser enviados para uma lista selecionada de fornecedores ou uma selecionada aleatoriamente na lista telef?nica.
O custo operacional total de todas as atividades relacionadas ? impress?o ? uma parte essencial de qualquer auditoria de impress?o. Essas informa??es devem incluir os custos fixos do equipamento, consum?veis, servi?os de reparo, custos de impress?o externa, eletricidade e requisitos de espa?o. Para a maioria das empresas, o custo total da atividade de impress?o ? bastante alto e ? um ?timo local para introduzir medidas de economia de custos. Ao medir os custos operacionais totais, o tempo da equipe dedicado ? manuten??o e suporte dessas unidades tamb?m deve ser inclu?do.
Inteligente de ativos.