Uma nota contábil é uma informação adicionada a uma demonstração financeira para esclarecê-la ou expandi-la para o benefício do leitor. As notas contábeis podem ser formatadas e apresentadas de várias maneiras diferentes. A maioria dos softwares de contabilidade possui um sistema para inserir notas contábeis e as pessoas também podem inserir notas em livros e outros registros que são mantidos à mão. Se houver notas contábeis, é importante revisá-las ao examinar os registros contábeis, pois podem fornecer informações importantes.
O formato básico para manter os registros contábeis é bastante rígido. Isso pode criar situações em que há informações necessárias, mas nenhum lugar conveniente para colocá-las. Nestes casos, uma nota contábil é utilizada para fornecer as informações de forma que sejam compreendidas pelos leitores. Essas notas são apresentadas junto com o restante da conta para que possam ser consideradas pelas pessoas que revisam a conta.
As notas contábeis podem fornecer informações contextualizadas que tornam os lançamentos contábeis mais fáceis de entender. Ele pode explicar ou expandir uma informação para que o leitor entenda por que ela está incluída e como o contador chegou a um determinado número. Também pode fornecer informações sobre mudanças em termos que podem afetar um lançamento contábil. Ao criar lançamentos contábeis, as pessoas decidem se as informações adicionais são relevantes ou importantes e podem optar por adicionar uma nota contábil para comunicar essas informações conforme necessário.
Outro uso de uma nota contábil pode ser em um sistema contábil usado por uma grande empresa, onde muitas pessoas diferentes têm acesso aos registros e precisam ser capazes de comunicar informações. As notas podem ser usadas para rastrear a interação com clientes ou empresas específicas e para fornecer informações básicas que podem ser úteis para pessoas em outros departamentos. Por exemplo, um registro de cliente pode incluir uma nota contábil informando que o cliente está trabalhando em um plano de pagamento para ficar em dia ou que parte da conta do cliente foi perdoada e não é mais considerada pendente.
Às vezes, uma entrada contábil é marcada com um pequeno número sobrescrito que corresponde a uma nota de rodapé encontrada na parte inferior ou no final do relatório. Em outros casos, as notas contábeis podem ser inseridas na mesma linha da entrada para torná-las mais fáceis de ver. As notas contábeis também podem fornecer um contexto histórico útil; os historiadores obtêm muito mais dos livros contábeis anotados do que os registros contábeis concisos.
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