Uma pessoa responsável pela cobrança é uma entidade nomeada na documentação da remessa responsável pelos custos associados à remessa. No caso de a conta não ser paga, a empresa de transporte abordará a pessoa responsável pela cobrança primeiro para discutir a situação e tentar recuperar o pagamento. Essas informações podem ser incluídas em guias de remessa, etiquetas de remessa, conhecimentos de embarque e outros documentos associados a uma remessa. Também é inserido no sistema de computador do remetente, juntamente com outras informações de remessa para referência futura.
Esta parte não é necessariamente o remetente ou o destinatário da remessa. Por exemplo, se um usuário do computador enviar um laptop para reparo sob garantia, o recebedor da fatura normalmente será o programa de garantia do fabricante, e não o cliente ou o centro de reparo. Pode haver uma variedade de circunstâncias nas quais terceiros podem ser responsáveis pelos custos de uma remessa.
A pessoa responsável pela cobrança paga os encargos associados ao transporte da remessa, juntamente com quaisquer impostos, taxas e taxas que possam ser incorridos. Se houver preocupações sobre questões como taxas alfandegárias, essa parte é responsável por resolvê-las com antecedência, preenchendo as declarações corretas ou entrando em contato com os funcionários aduaneiros para obter informações sobre os detalhes. Essa parte também pode ser responsabilizada por despesas associadas à entrega, devoluções e outras situações que possam surgir se um pacote não puder ser entregue conforme endereçado.
No caso de os materiais serem enviados com um pagamento sob demanda de entrega, a parte responsável pela cobrança poderá ser responsável pela taxa cobrada pela transportadora para recuperar e processar o pagamento. A transportadora pode enviar uma fatura para todos os fundos devidos, com informações sobre a natureza e as origens de cada cobrança. A pessoa responsável pela cobrança pode ter crédito, permitindo que o pagamento seja efetuado entre 30 e 90 dias antes do vencimento da conta e, durante esse período, também é possível registrar uma disputa para corrigir um erro na cobrança.
Para evitar situações em que as pessoas listam uma pessoa aleatória como uma fatura, os remetentes podem exigir o uso de um número de conta ou autorização. Isso limita o risco de o remetente enviar uma fatura para essa parte, apenas para descobrir que a remessa não foi autorizada e a fatura não será paga. Normalmente, o remetente precisa incluir um número de autorização na embalagem, que pode ser referenciado cruzadamente com a parte da cobrança, para confirmar que ele aceita a responsabilidade pela remessa.
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