A variação de estoque é uma ocorrência comercial comum em que a quantidade de estoque em uma loja é menor do que os registros implicam. A maneira mais fácil de descobrir a variação do estoque é fazer com que alguém verifique o estoque inteiro da loja e compare o estoque real com os registros do estoque. Depois que uma variação é descoberta, os gerentes podem optar por ignorá-la ou ser proativos na limitação da variação futura. As causas para essa variação podem ser roubo externo ou interno, itens perdidos ou itens destruídos e não registrados. As lojas tendem a apontar para uma variação de 2% ou menos, e valores maiores que isso podem se tornar um problema.
Existem várias maneiras de descobrir a variação do inventário, mas a maneira mais comum é fazer com que um funcionário digitalize todos os itens da loja ou de um departamento específico, como sapatos masculinos em uma loja de sapatos. Depois que um funcionário verifica o inventário, o gerente geralmente compara os valores digitalizados com os valores registrados no banco de dados da empresa. Se o banco de dados mostrar uma quantidade diferente, haverá variação. A variação pode ser maior que a quantidade do banco de dados, mas isso é raro e geralmente não é sério.
Quando a variação de inventário é descoberta, os gerentes podem decidir como abordar a situação. Alguns gerentes podem ver isso como uma ocorrência temporária e acreditam que tentar reduzir a variação seria apenas um esforço desperdiçado. Outros gerentes podem examinar registros e vídeos para ver por que a variação ocorreu e podem criar regras e políticas para tentar reduzir a variação. A maioria das lojas possui políticas informando que os gerentes precisam reportar variações à alta gerência e trabalhar para corrigi-las.
Os motivos da variação do estoque são variados, mas existem algumas causas comuns. O roubo é um dos mais comuns e malignos, e pode ser um roubo interno ou externo que causa uma variação. Outra possibilidade é que os itens sejam perdidos e, após alguma pesquisa, eles podem ser encontrados. Se os produtos precisarem ser destruídos porque há erros de produção ou alguém devolve mercadorias usadas, isso pode causar uma variação se a destruição não for registrada.
A variação de estoque pode destruir os lucros; portanto, a maioria das empresas busca uma porcentagem baixa de variação. O objetivo comum para a maioria das empresas é de 2%, mas alguns tentam 1% ou menos. Se a variação for muito maior do que isso, como 5 ou 10%, isso pode gerar sérias preocupações e talvez esses negócios precisem ser fechados.
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