Um gravador de condado geralmente tem a responsabilidade de manter registros públicos de ações e transações, conforme determinado pelo governo local, estadual, regional e nacional. Em alguns países, incluindo os Estados Unidos, essas ações e transações são registradas pelos governos no nível do condado. O gravador do condado pode ser nomeado ou eleito para lidar com os vários documentos que compõem os registros de uma determinada comunidade. Muitos tipos diferentes de documentos são tratados por este escritório. Embora um escriturário e gravador de condado possa ter funções semelhantes ou até ser combinado em um único escritório, cada escritório tem suas próprias responsabilidades distintas.
Dependendo das leis locais, a posição do registrador do condado pode ser preenchida por eleição ou nomeação por alguma autoridade governamental superior. Em alguns municípios, o gravador e o secretário do condado podem trabalhar no mesmo escritório ou até ser um indivíduo em cidades e comunidades menores. Nas cidades maiores, ele ou ela pode ter uma equipe de centenas para ajudar no processamento do grande número de registros, licenças e outros documentos legais tratados pelo escritório. Outros documentos que podem ser manuseados pelo escritório do registrador do condado incluem depoimentos, penhoras mecânicas, pesquisas de terras, descargas militares e vários tipos de documentos corporativos.
Os tipos de ações e transações legais que normalmente são registradas por um registrador de condado incluem a venda ou compra de propriedade, várias ações legais entre determinadas partes, licenças de casamento e muitos outros tipos de documentos legais que exigem um registro oficial. Ele ou ela também pode revisar e registrar todas as garantias, hipotecas e ações. Como eles não estão preocupados com o conteúdo de um documento, um gravador normalmente não precisa saber nada sobre o processamento de ações, empréstimos ou outros documentos semelhantes. Os registradores do condado geralmente registram transações imobiliárias, títulos e terrenos. Uma pessoa nesta posição também é responsável por cobrar quaisquer taxas associadas ao manuseio desses documentos.
Um gravador de condado pode não ser o mesmo que um funcionário do condado em algumas áreas. Em alguns municípios e regiões menores, o escritório do secretário do condado e do registrador do condado pode na verdade ser ocupado pela mesma pessoa. Uma pessoa nesta posição também pode ser responsável pela cobrança de quaisquer taxas estaduais ou locais necessárias para a emissão de um documento. Embora essas duas posições possam ser combinadas em algumas cidades ou localidades, existem algumas diferenças nos deveres de cada escritório. Por exemplo, um funcionário do condado pode ser responsável por configurar e supervisionar uma eleição, enquanto um gravador não.