Uma secret?ria administrativa de alto escal?o geralmente ? designada para um executivo ou departamento e pode estar encarregada de trabalhadores de n?vel inferior, como recepcionistas ou assistentes de meio per?odo. Essa posi??o geralmente ? um relat?rio direto do departamento ou indiv?duo. Uma secret?ria administrativa precisar? ter conhecimentos de inform?tica, ter habilidades organizacionais e de pessoal e ser capaz de lidar com tarefas de reuni?o, pesquisa e organiza??o de viagens. A posi??o geralmente exige sal?rios mais altos, especialmente se o trabalho for especializado.
Os assistentes podem executar tarefas gerais, como atender o telefone, correspond?ncia, arquivamento e tratamento de correspond?ncia da empresa, mas o secret?rio administrativo geralmente ? respons?vel apenas pelo departamento ou pelo executivo com suporte. Alguns departamentos que utilizam assistentes especializados incluem recursos humanos, cont?bil e jur?dico. O secret?rio pode atuar como um elo de liga??o entre o departamento ou executivo e o restante do escrit?rio, e tamb?m pode lidar diretamente com os clientes.
Os requisitos para um cargo de secret?ria administrativa incluem a capacidade de usar toda a tecnologia do escrit?rio, como computadores com v?rios softwares e, ?s vezes, um dispositivo de ditado. Hoje, muitas empresas buscam candidatos com diploma, mas uma experi?ncia anterior pode ser considerada, a menos que o trabalho seja altamente especializado. Os secret?rios legais, por exemplo, precisar?o de treinamento espec?fico para trabalhar com documentos judiciais. Os secret?rios m?dicos devem conhecer a cobran?a e a codifica??o, juntamente com a terminologia m?dica.
Os secret?rios administrativos ser?o solicitados a marcar reuni?es e teleconfer?ncias entre o chefe, outros executivos e clientes e planejar eventos para o escrit?rio ou visitantes. A habilidade em encontrar informa??es on-line e em manter contatos com fornecedores ? ?til, assim como a experi?ncia na organiza??o de viagens. Em recursos humanos e contabilidade, a capacidade de manter a confidencialidade ? importante ao lidar com registros de funcion?rios particulares e informa??es financeiras.
O titular dessa posi??o pode ser solicitado a ajudar no treinamento e supervis?o de funcion?rios de n?vel inferior. Com as empresas cada vez mais combinando responsabilidades, uma secret?ria administrativa pode obter experi?ncia de gerenciamento em pontualidade, programa??o e delega??o. Isso ajudar? a avan?ar dentro de uma empresa para uma posi??o na administra??o ou gerenciamento do escrit?rio. Os candidatos a um cargo de administrador de escrit?rio precisar?o de excelentes habilidades de pessoas, al?m de conhecimento das pol?ticas da empresa e medidas disciplinares.
Para aqueles que buscam uma carreira como secret?ria administrativa, os cursos de neg?cios de uma faculdade ou universidade comunit?ria podem fornecer instru??es em programas de computador, matem?tica, manuten??o de registros e comunica??es. A certifica??o profissional est? dispon?vel para assistentes gerais e aqueles que desejam ingressar nas ?reas jur?dica e m?dica. Em muitos casos, um diploma ou certificado pode exigir um sal?rio mais alto. Os programas de contabilidade e recursos humanos beneficiar?o os candidatos a emprego interessados ??nessas ?reas de trabalho administrativo.