Uma secretária administrativa de alto escalão geralmente é designada para um executivo ou departamento e pode estar encarregada de trabalhadores de nível inferior, como recepcionistas ou assistentes de meio período. Essa posição geralmente é um relatório direto do departamento ou indivíduo. Uma secretária administrativa precisará ter conhecimentos de informática, ter habilidades organizacionais e de pessoal e ser capaz de lidar com tarefas de reunião, pesquisa e organização de viagens. A posição geralmente exige salários mais altos, especialmente se o trabalho for especializado.
Os assistentes podem executar tarefas gerais, como atender o telefone, correspondência, arquivamento e tratamento de correspondência da empresa, mas o secretário administrativo geralmente é responsável apenas pelo departamento ou pelo executivo com suporte. Alguns departamentos que utilizam assistentes especializados incluem recursos humanos, contábil e jurídico. O secretário pode atuar como um elo de ligação entre o departamento ou executivo e o restante do escritório, e também pode lidar diretamente com os clientes.
Os requisitos para um cargo de secretária administrativa incluem a capacidade de usar toda a tecnologia do escritório, como computadores com vários softwares e, às vezes, um dispositivo de ditado. Hoje, muitas empresas buscam candidatos com diploma, mas uma experiência anterior pode ser considerada, a menos que o trabalho seja altamente especializado. Os secretários legais, por exemplo, precisarão de treinamento específico para trabalhar com documentos judiciais. Os secretários médicos devem conhecer a cobrança e a codificação, juntamente com a terminologia médica.
Os secretários administrativos serão solicitados a marcar reuniões e teleconferências entre o chefe, outros executivos e clientes e planejar eventos para o escritório ou visitantes. A habilidade em encontrar informações on-line e em manter contatos com fornecedores é útil, assim como a experiência na organização de viagens. Em recursos humanos e contabilidade, a capacidade de manter a confidencialidade é importante ao lidar com registros de funcionários particulares e informações financeiras.
O titular dessa posição pode ser solicitado a ajudar no treinamento e supervisão de funcionários de nível inferior. Com as empresas cada vez mais combinando responsabilidades, uma secretária administrativa pode obter experiência de gerenciamento em pontualidade, programação e delegação. Isso ajudará a avançar dentro de uma empresa para uma posição na administração ou gerenciamento do escritório. Os candidatos a um cargo de administrador de escritório precisarão de excelentes habilidades de pessoas, além de conhecimento das políticas da empresa e medidas disciplinares.
Para aqueles que buscam uma carreira como secretária administrativa, os cursos de negócios de uma faculdade ou universidade comunitária podem fornecer instruções em programas de computador, matemática, manutenção de registros e comunicações. A certificação profissional está disponível para assistentes gerais e aqueles que desejam ingressar nas áreas jurídica e médica. Em muitos casos, um diploma ou certificado pode exigir um salário mais alto. Os programas de contabilidade e recursos humanos beneficiarão os candidatos a emprego interessados nessas áreas de trabalho administrativo.