A secretaria da escola é um profissional administrativo que trabalha em um ambiente educacional, geralmente uma escola primária, média ou secundária. Essa pessoa trabalha no escritório da frente e geralmente é uma das primeiras pessoas que uma pessoa verá ao entrar na escola; de fato, cumprimentar as pessoas que chegam à escola e direcioná-las para o local apropriado é um dos principais trabalhos de uma secretária da escola. Essa pessoa também pode atender telefones, processar correspondências e registrar ausências de alunos, entre várias outras tarefas. Alguns secretários trabalharão apenas durante o ano letivo, enquanto outros trabalharão o ano todo.
Os empregos de uma secretária de ensino fundamental, médio ou médio geralmente não são muito diferentes, embora as escolas secundárias geralmente tenham vários secretários para diferentes departamentos. Escolas menores podem não precisar fazer isso. Prestar assistência aos administradores da escola, bem como aos pais e alunos, é o principal trabalho de uma secretária da escola. Por esse motivo, esse indivíduo conhece bem a escola e os demais funcionários e pode responder a perguntas direcionadas à sua maneira. Os alunos enviados ao escritório por mau comportamento ou por outros motivos podem precisar primeiro consultar a secretária; portanto, é importante que ele também tenha conhecimento das regras ou código de conduta da escola.
É importante que o secretário da escola saiba como operar vários tipos de equipamentos de escritório, principalmente um computador. Ele normalmente também precisará usar uma máquina de fax, copiadora e telefone com várias linhas, entre outras peças de equipamento. A maioria das secretárias passa a maior parte do dia multitarefas e precisa ser capaz de acompanhar coisas diferentes acontecendo ao mesmo tempo. Por exemplo, uma secretária da escola pode ser responsável por registrar as ausências dos alunos e preparar relatórios pela manhã, enquanto ainda executa todas as outras tarefas administrativas.
Para administradores de nível superior de uma escola, como um diretor ou um superintendente distrital, por exemplo, uma secretária da escola pode funcionar apenas para essa pessoa. Esse tipo de secretária normalmente não interage com os alunos com tanta frequência, mas estará presente para fornecer assistência administrativa. Isso pode envolver coisas como agendar, marcar reuniões, redigir cartas ou memorandos ou outras tarefas para ajudar nas operações diárias da escola. Esses tipos de secretários são aqueles que geralmente precisam trabalhar o ano todo.