Uma secret?ria / recepcionista ? um profissional qualificado, cujas fun??es incluem tarefas administrativas e de atendimento ao cliente. Muitos empregos de secret?ria / recepcionista s?o listados simplesmente sob um ou outro cargo, mesmo que incluam as responsabilidades de ambas as categorias. Um profissional nesse campo geralmente possui uma variedade de habilidades, incluindo conhecimentos de inform?tica, habilidades de gerenciamento de clientes e habilidades organizacionais.
A parte de secretariado de um emprego de secret?ria / recepcionista geralmente se concentra na organiza??o e no gerenciamento do escrit?rio. Os secret?rios geralmente mant?m os arquivos de uma empresa e podem ser respons?veis ??pela entrada de dados e pela manuten??o de arquivos. Os secret?rios tamb?m s?o frequentemente respons?veis ??por toda a documenta??o di?ria normal de uma empresa e podem gastar muito tempo gerenciando relat?rios, remessa de documentos e memorandos entre escrit?rios. Dependendo do tipo de setor, uma secret?ria tamb?m pode ser respons?vel pelo faturamento do cliente e por algumas fun??es cont?beis.
As fun??es de recepcionista exigidas em um emprego de secret?ria / recepcionista geralmente envolvem trabalhar com os clientes e clientes da empresa. Os recepcionistas geralmente servem como recepcionistas e podem ser a primeira pessoa que os clientes se encontram quando entram pela porta. Atendendo a essa capacidade, s?o necess?rias excelentes habilidades de comunica??o e atendimento ao cliente, pois uma recepcionista pode definir o tom da intera??o de um cliente com a empresa. As habilidades de recepcionista tamb?m podem incluir fun??es telef?nicas, agendamento e atendimento de VIPs do escrit?rio ou do cliente.
Um trabalho de secret?ria / recepcionista pode incluir todas as tarefas acima, al?m de muitas mais espec?ficas para cada trabalho individual. Em muitas empresas, as secret?rias / recepcionistas precisar?o aprender software especializado usado para lidar com cobran?a, papelada de escrit?rio e armazenamento de dados para a empresa. Espera-se que muitos profissionais desse tipo de trabalho aprendam a terminologia do setor, para que possam ajudar melhor os clientes e explicar os problemas a outras pessoas. Como servem como um canal central para quase todas as opera??es comerciais, as secret?rias / recepcionistas s?o frequentemente encarregadas dos servi?os dos funcion?rios e das campanhas de moral, e podem ser respons?veis ??pela cria??o de eventos no escrit?rio e pela supervis?o dos boletins da empresa.
Existem v?rias habilidades b?sicas que podem ser de grande ajuda para qualquer pessoa que trabalhe como secret?ria / recepcionista. A alfabetiza??o em inform?tica, incluindo o conhecimento de todos os sistemas operacionais comuns, programas b?sicos de gr?ficos e planilhas e pesquisa na Internet, ? quase universalmente necess?ria nesses trabalhos. Alta velocidade de digita??o e caligrafia leg?vel tamb?m s?o habilidades importantes. Boas habilidades organizacionais podem ser essenciais para o desempenho ideal nessa capacidade, pois podem reduzir a chance de confus?o e falta de comunica??o no local de trabalho. Por fim, uma atitude agrad?vel e um comportamento profissional podem ajudar uma secret?ria / recepcionista a manter-se em boas condi??es com os colegas de trabalho e ajudar a empresa a construir uma excelente reputa??o.