Os assistentes administrativos geralmente auxiliam gerentes, diretores, vice-presidentes e pessoal de nível c em tarefas como agendamento, comunicações, produção de documentos, viagens e tarefas de escritório. Eles também podem ajudar um departamento inteiro com esses tipos de tarefas. Durante uma entrevista, o gerente de contratação geralmente faz perguntas centradas nas habilidades difíceis do candidato, habilidades pessoais, experiência anterior e estilo de trabalho pessoal.
As habilidades comuns do assistente administrativo comum incluem programas de processamento de texto e planilhas, habilidades leves de contabilidade e algumas habilidades de escrita. Certas posições podem exigir habilidades específicas adicionais. Por exemplo, o assistente administrativo de um reitor de educação pode precisar estar familiarizado com as regras da publicação acadêmica, e o assistente do diretor executivo de um hospital pode precisar estar familiarizado com a terminologia médica básica. As perguntas da entrevista do assistente administrativo costumam ser projetadas para descobrir a proficiência do entrevistado nessas áreas. O candidato também pode ser questionado sobre quais tipos de programas de computador com os quais trabalhou ou quantos anos de experiência ela possui em uma determinada área de habilidade.
Os gerentes de contratação também farão perguntas à entrevista do assistente administrativo que exploram as habilidades sociais do candidato. Isso inclui áreas como organização e comunicação interpessoal. Por exemplo, um assistente administrativo departamental pode precisar gerenciar os agendamentos de várias pessoas com diferentes funções e diferentes estilos de trabalho. Nesse caso, o gerente de contratação pode perguntar sobre a capacidade do candidato de obter as informações necessárias de super e sub-comunicadores com um mínimo de atrito no local de trabalho.
Muitas perguntas da entrevista do assistente administrativo se concentram na experiência, porque o passado oferece prova das habilidades do candidato. Essas perguntas podem abordar áreas de habilidade rígidas ou flexíveis. Por exemplo, um oficial de pesquisa e desenvolvimento de alto escalão precisará de um assistente administrativo que possa confiar em informações sigilosas ou confidenciais, para que ele possa pedir ao candidato para detalhar a experiência passada com informações semelhantes. Um assistente administrativo para um cargo ou departamento recém-formado pode precisar criar um sistema de arquivamento viável a partir do zero, para que o gerente de contratação possa pedir ao candidato que reconheça um momento em que realizou uma tarefa semelhante.
Os gerentes e seus assistentes administrativos geralmente trabalham juntos de maneira muito próxima para atingir um objetivo comum; portanto, é fundamental que seus estilos de trabalho sejam complementares. Um gerente que se sabe mal organizado frequentemente procurará um assistente administrativo extremamente organizado e sem medo de mantê-lo em tarefas. Um gerente que tende a ser temperamental ou ter habilidades de comunicação menos do que perfeitas seleciona frequentemente um assistente administrativo que não é afetado por seu humor e é capaz de “suavizar as penas” das pessoas que ele pode antagonizar. Um gerente que viaja muito precisará de um assistente que possa funcionar efetivamente com muito pouca supervisão direta.
Os candidatos devem responder a perguntas da entrevista do assistente administrativo que abordam motivações pessoais e preferências de estilo de trabalho também. Isso é tão importante que muitas vezes será o fator decisivo entre candidatos igualmente qualificados. Um candidato com um estilo de trabalho complementar pode até ser escolhido por um com mais experiência ou educação.