Políticas e procedimentos são ferramentas estruturais que determinam como uma empresa opera e como ela alcança seus objetivos. As políticas agem como diretrizes determinando o que uma empresa fará ou não fará. Procedimentos são os métodos usados para realizar as ações que uma empresa comete e usa para evitar violações das regras que definiu. Essas ferramentas geralmente são ativos para uma empresa, mas podem servir como desvantagens em algumas situações em que é necessária flexibilidade imediata.
Para simplificar, as políticas podem ser pensadas como limites da empresa. As políticas fornecem às empresas meios para confirmar suas identidades e dar substância a seus objetivos. Os indivíduos podem usar essas diretrizes para desenvolver expectativas realistas de uma organização.
Os procedimentos podem ser considerados como os veículos utilizados para permanecer dentro dos limites. Essas ferramentas são usadas para exigir e ditar ações e decisões. As organizações geralmente têm políticas e procedimentos com relação a todos os aspectos de seus negócios. Isso pode incluir contratação, relacionamento com clientes e contabilidade. Juntas, políticas e procedimentos beneficiam as empresas porque fornecem um meio de uniformidade.
Sem essas ferramentas, seria difícil, se não impossível, garantir que todos em uma grande organização lidassem com as mesmas situações da mesma maneira. Essa falta de garantia pode levar uma empresa a enfrentar uma ampla gama de problemas, incluindo questões legais, falta de confiança do cliente e falha. Embora a estrutura fornecida por essas ferramentas seja geralmente benéfica, há casos em que políticas e procedimentos podem ter efeitos negativos.
Como essas ferramentas são destinadas a fornecer estrutura, elas frequentemente eliminam a flexibilidade. Às vezes, podem surgir situações especiais que são melhor tratadas contrariamente à prática normal. Pode não haver tempo suficiente para passar pelo processo adequado para obter a permissão necessária para se desviar de uma política ou procedimento que esteja impedindo o manuseio ideal de uma situação. Por uma questão de conformidade, esses problemas podem ser mal tratados como resultado.
As políticas e procedimentos de uma empresa são frequentemente publicados. Todos eles podem estar localizados em um único documento ou podem ser divididos em vários documentos usados pelas pessoas a quem pertencem. Por exemplo, essas políticas e procedimentos referentes aos trabalhadores podem estar localizados em um manual do funcionário, enquanto as práticas contábeis podem ser listadas no manual de relações com investidores. De qualquer forma, essas informações tendem a estar amplamente disponíveis para os funcionários e o público.
Embora as políticas e os procedimentos sejam escolhidos por cada empresa e possam não ser leis em si, elas podem ter implicações legais. Se uma empresa violar os termos descritos para orientar suas ações, poderá ser processada por quebra de contrato. Isso pode ocorrer mesmo que a parte que instaura a ação não possua histórico de afiliação à empresa. Por exemplo, um candidato pode processar uma empresa por violar sua política de contratação.
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