Um armário de arquivo é uma peça de mobiliário usada para armazenar arquivos comerciais e pessoais. Na maioria das vezes, os arquivos nesses gabinetes são colocados em pastas robustas e, às vezes, organizados em ordem alfabética. Essas pastas são normalmente penduradas em estruturas de metal, chamadas de racks de arquivo, que cabem dentro das gavetas. Os racks suportam pequenas abas embutidas nas pastas de cada lado.
Existem dois tipos diferentes de arquivos geralmente em uso, sendo que ambos usam prateleiras de arquivos para guardar os documentos. Um tipo tem gavetas profundas um pouco mais largas do que os documentos que deveriam conter. Os documentos são armazenados um atrás do outro, da frente para trás da gaveta. O outro tipo tem gavetas largas em formato de cômoda que são um pouco mais profundas do que os documentos que podem conter. Nestes, os documentos são geralmente armazenados da esquerda para a direita.
Os racks de arquivo são colocados nas gavetas para guardar os arquivos. Os racks permitem que as pastas sejam facilmente retiradas, reorganizadas se necessário e movidas para fora do caminho para permitir que novos arquivos sejam colocados entre as pastas existentes. Uma vez que a maioria dos sistemas de arquivamento muda constantemente à medida que novos clientes são adicionados ou contas antigas são excluídas, esse arranjo torna o arquivamento fácil de gerenciar.
As prateleiras têm pernas de apoio que as tornam quase da mesma altura das gavetas. As pernas são aparafusadas a peças laterais compridas que são as partes da moldura retangular que contém as pastas de arquivo. As prateleiras para arquivos são feitas para atender aos vários tipos de gavetas e normalmente deslizam facilmente para uma gaveta de arquivo depois de montadas. Os racks são geralmente adquiridos em pacotes planos que contêm todas as peças necessárias para o usuário colocá-los juntos para criar estruturas tridimensionais para suportar os arquivos.
Ao escolher um arquivo, uma das primeiras coisas que os compradores procuram é a aparência geral. Os armários vêm em tipos funcionais ou móveis, embora cada um desses estilos ofereça uma ampla variedade de visuais. Os armários de arquivo em estilo de mobília são normalmente peças pesadas de madeira feitas em várias cores e estilos para se misturar com a decoração de escritórios em locais como consultórios médicos e jurídicos. Às vezes, eles são feitos para se parecerem com mesas finais ou outras peças de mobiliário para tornar sua funcionalidade menos óbvia.
Armários de arquivamento menos decorativos são normalmente de metal, geralmente de uma única cor, e nenhuma tentativa é feita para esconder o que são. As gavetas possuem puxadores de metal na frente para retirá-las. Ambos os estilos são geralmente feitos com travas para proteger os documentos dentro deles. Cada estilo de armário de arquivo ainda requer racks de armário de arquivo no interior para suportar as pastas.