Os serviços de conferência incluem a reserva de conferências, reuniões ou outros eventos, bem como o planejamento e a prestação dos serviços necessários para que esses eventos sejam bem-sucedidos. Os serviços de conferência também são comumente referidos como gerenciamento de reuniões, gerenciamento de eventos, planejamento de eventos ou marketing de eventos. Os gerentes de serviços de conferência também são chamados de organizadores de reuniões ou eventos. Os serviços de conferência variam de acordo com o evento, mas normalmente incluem orçamento, organização de acomodações, serviços de catering e equipamento e suporte audiovisual.
Existem duas grandes categorias de serviços de conferência: aqueles gerenciados por planejadores de reuniões internos e aqueles gerenciados por planejadores de terceiros. Planejadores de reuniões internos são funcionários da instalação que hospeda o evento. Normalmente, o contato do grupo, o membro do grupo encarregado de tomar todas as providências necessárias, decidirá antecipadamente qual instalação usar para o evento e contatará diretamente seus proprietários. Um gerente de serviços de conferência é então designado a partir dessa instalação. Empresas externas ou de terceiros são contratadas quando um grupo não possui um site específico selecionado. O contato do grupo fornecerá uma lista de requisitos e a empresa de serviços de conferência começará a sugerir instalações apropriadas e atuará como intermediária entre o grupo e os locais.
Os serviços de conferência necessários para cada evento incluem hospedagem e refeições. Por esse motivo, as conferências costumam ser hospedadas por hotéis com instalações para conferências no local. Isso geralmente inclui grandes e pequenos espaços para reuniões, laboratórios de informática, salão de festas e recursos audiovisuais para palestrantes ou apresentações. As refeições são geralmente tratadas pelo próprio departamento de alimentos e bebidas da instalação. Esses serviços de conferência são todos gerenciados pelo pessoal local e coordenados pelo gerente de serviços de conferência, que toma todas as providências necessárias quando informado pelo grupo de suas necessidades.
Os gerentes de serviços de conferência de terceiros oferecem sugestões para um local da conferência e, em seguida, coordenam todos os serviços adicionais, se não forem oferecidos por essa instalação, como catering e reservas de hotel. Esse tipo de planejamento de conferência é comum com grupos grandes demais para serem acomodados por um único hotel ou para grupos que desejam terceiros para ajudá-los a negociar a melhor tarifa. Os serviços da conferência também incluem o planejamento de qualquer recreação que o grupo possa desejar durante a estadia.
A escolha de uma instalação de conferência é melhor realizada examinando as necessidades do grupo e o que elas procuram realizar durante o evento. As conferências típicas incluem feiras, programas de treinamento da empresa ou cerimônias anuais de premiação. Muitos planejadores de serviços de conferência em hotéis também planejam casamentos ou pequenos eventos familiares. O objetivo na contratação de profissionais de serviços de conferência é garantir que todas as necessidades do grupo sejam atendidas e que o evento ocorra sem problemas, sem ter que se preocupar com os detalhes.
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