Os servi?os de confer?ncia incluem a reserva de confer?ncias, reuni?es ou outros eventos, bem como o planejamento e a presta??o dos servi?os necess?rios para que esses eventos sejam bem-sucedidos. Os servi?os de confer?ncia tamb?m s?o comumente referidos como gerenciamento de reuni?es, gerenciamento de eventos, planejamento de eventos ou marketing de eventos. Os gerentes de servi?os de confer?ncia tamb?m s?o chamados de organizadores de reuni?es ou eventos. Os servi?os de confer?ncia variam de acordo com o evento, mas normalmente incluem or?amento, organiza??o de acomoda??es, servi?os de catering e equipamento e suporte audiovisual.
Existem duas grandes categorias de servi?os de confer?ncia: aqueles gerenciados por planejadores de reuni?es internos e aqueles gerenciados por planejadores de terceiros. Planejadores de reuni?es internos s?o funcion?rios da instala??o que hospeda o evento. Normalmente, o contato do grupo, o membro do grupo encarregado de tomar todas as provid?ncias necess?rias, decidir? antecipadamente qual instala??o usar para o evento e contatar? diretamente seus propriet?rios. Um gerente de servi?os de confer?ncia ? ent?o designado a partir dessa instala??o. Empresas externas ou de terceiros s?o contratadas quando um grupo n?o possui um site espec?fico selecionado. O contato do grupo fornecer? uma lista de requisitos e a empresa de servi?os de confer?ncia come?ar? a sugerir instala??es apropriadas e atuar? como intermedi?ria entre o grupo e os locais.
Os servi?os de confer?ncia necess?rios para cada evento incluem hospedagem e refei??es. Por esse motivo, as confer?ncias costumam ser hospedadas por hot?is com instala??es para confer?ncias no local. Isso geralmente inclui grandes e pequenos espa?os para reuni?es, laborat?rios de inform?tica, sal?o de festas e recursos audiovisuais para palestrantes ou apresenta??es. As refei??es s?o geralmente tratadas pelo pr?prio departamento de alimentos e bebidas da instala??o. Esses servi?os de confer?ncia s?o todos gerenciados pelo pessoal local e coordenados pelo gerente de servi?os de confer?ncia, que toma todas as provid?ncias necess?rias quando informado pelo grupo de suas necessidades.
Os gerentes de servi?os de confer?ncia de terceiros oferecem sugest?es para um local da confer?ncia e, em seguida, coordenam todos os servi?os adicionais, se n?o forem oferecidos por essa instala??o, como catering e reservas de hotel. Esse tipo de planejamento de confer?ncia ? comum com grupos grandes demais para serem acomodados por um ?nico hotel ou para grupos que desejam terceiros para ajud?-los a negociar a melhor tarifa. Os servi?os da confer?ncia tamb?m incluem o planejamento de qualquer recrea??o que o grupo possa desejar durante a estadia.
A escolha de uma instala??o de confer?ncia ? melhor realizada examinando as necessidades do grupo e o que elas procuram realizar durante o evento. As confer?ncias t?picas incluem feiras, programas de treinamento da empresa ou cerim?nias anuais de premia??o. Muitos planejadores de servi?os de confer?ncia em hot?is tamb?m planejam casamentos ou pequenos eventos familiares. O objetivo na contrata??o de profissionais de servi?os de confer?ncia ? garantir que todas as necessidades do grupo sejam atendidas e que o evento ocorra sem problemas, sem ter que se preocupar com os detalhes.
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