Um administrador de registros médicos é responsável por supervisionar os sistemas de registros médicos de um hospital, clínica ou centro médico. Isso pode incluir o gerenciamento de uma equipe que executa várias tarefas para garantir que os registros médicos sejam seguros e mantidos de acordo com quaisquer normas ou regulamentos aplicáveis. Os administradores devem planejar e direcionar o trabalho dos funcionários e fornecer o treinamento necessário. O tipo de manutenção de registros médicos e os sistemas utilizados são geralmente determinados pelo administrador. Um administrador de registros médicos deve ser capaz de manter boas relações de trabalho com advogados, pessoal jurídico, funcionários de agências governamentais e outros profissionais para garantir o pagamento.
Um dos aspectos mais importantes dessa posição é o planejamento, direção e avaliação das atividades da equipe de registros médicos. Um administrador de registros médicos normalmente entrevista pessoas para preencher vários cargos ou fazer recomendações sobre a contratação de pessoal. Fornecer orientação ou tomar medidas disciplinares também é uma grande parte das responsabilidades diárias desse trabalho. O administrador também pode treinar membros da equipe para desempenhar suas funções específicas e em muitos regulamentos relacionados à manutenção de registros médicos, confidencialidade, retenção, processamento e liberação de registros.
Outra responsabilidade de um administrador de registros médicos é a formulação de procedimentos e políticas adequadas em relação ao conteúdo, confidencialidade e processamento de registros médicos. Isso pode exigir o uso de um sistema de arquivamento de registros médicos digitais ou automatizados, a preparação de relatórios resumidos para o gerenciamento e a formulação de procedimentos relacionados à retenção de registros médicos fornecidos por prestadores de cuidados gerenciados. Um administrador de registros médicos também pode escolher prestadores de serviços de fornecedores externos necessários para copiar e transcrever registros médicos e garantir que esses fornecedores cumpram os regulamentos relativos à privacidade das informações do paciente. Para manter-se atualizado sobre os métodos e regulamentos mais recentes aplicáveis aos registros médicos, um administrador também pode precisar participar de treinamento contínuo e manter credenciais como administrador de informações de saúde registrado.
Um administrador de registros médicos deve ser capaz de compreender e interpretar leis e regulamentos aplicáveis que dizem respeito a métodos de processamento e confidencialidade. Os administradores devem poder lidar regularmente com advogados, funcionários do governo, colegas profissionais e até o público em geral. Isso requer que um administrador seja capaz de se comunicar efetivamente com muitas pessoas diferentes. Uma das maiores responsabilidades deste trabalho é garantir a confidencialidade das informações contidas na área médica. A conformidade com os regulamentos legais referentes aos registros médicos garante o pagamento ou reembolso adequado e oportuno de encargos e taxas por terceiros.