Com uma categorização mais ampla de agentes de compras, um administrador de subcontratos supervisiona e gerencia os contratos de uma organização e os subcontratos associados. Nas organizações pequenas, isso pode incluir todos os contratos, enquanto nas organizações maiores isso pode envolver um portfólio de contratos atribuídos. As responsabilidades primárias incluirão a revisão contínua do progresso contratual, além do gerenciamento dos aspectos financeiros e técnicos dos contratos. Outras responsabilidades envolverão negociações com os subempreiteiros e clientes finais para a liquidação do contrato, bem como a preparação de quaisquer pedidos de alteração nos contratos iniciais ou a elaboração de emendas. Aplicando um conhecimento sólido de compras e procedimentos legais, políticas e regulamentos, o administrador do subcontrato visa manter a qualidade e melhorar a lucratividade de tais contratos.
Os deveres realizados com regularidade se concentrarão no estabelecimento e implementação de revisões de contratos de forma consistente para avaliar o andamento dos contratos. Durante esse processo, um administrador de subcontrato geralmente resolve conflitos, medeia disputas, encontra soluções para problemas e toma decisões sobre o progresso contratual ou a falta dele. O ponto central do processo de revisão é garantir que os subempreiteiros cumpram efetivamente os termos e especificações originais do contrato, conforme negociados com o cliente final. Após a conclusão das revisões, o administrador do subcontrato preparará relatórios escritos detalhando o progresso geral do cumprimento do contrato e breve gerenciamento executivo sobre essas revisões e quaisquer ações associadas tomadas.
Além de cumprir as obrigações acima mencionadas, o administrador do subcontrato também negociará acordos finais do contrato, bem como preços associados a todos os recursos e suprimentos necessários para cumprir o contrato. Além disso, ele ou ela também negociará os termos do contrato original e estabelecerá políticas e procedimentos de trabalho. Parte desse processo incluirá a revisão, análise e avaliação de propostas de subcontratados. Atendendo à manutenção de contratos e subcontratos, ele também supervisionará a produção e a disseminação de informações para garantir a compreensão mútua de todos os termos e condições do contrato.
Realizar essas tarefas com eficácia exige muitas vezes a análise de dados de mercado e financeiros, além de examinar outras fontes de informação para garantir os melhores preços possíveis, termos de contrato e níveis de serviço. Os administradores do subcontrato também prepararão e manterão bancos de dados para rastrear dados importantes relacionados ao cumprimento do contrato. O rastreamento desses dados pode incluir preços de fornecimento, desempenho do produto, desempenho do subcontratado, inventários disponíveis e todas as despesas associadas ao cumprimento do contrato. Considerando o alto nível de responsabilidade e atenção aos detalhes, o trabalho geralmente requer candidatos com um diploma de bacharel e vários anos de experiência relacionada, além de concluir com êxito um estágio antes de trabalhar de forma independente.