Um administrador de subvenção é responsável pela apropriação de subvenções dentro de uma organização ou empresa. O administrador processa a papelada e os pedidos, distribui as subvenções e garante que o dinheiro seja gasto de acordo com os termos estabelecidos. Ele ou ela costuma lidar com cinco ou mais clientes de cada vez, acompanhando os detalhes e distribuindo fundos conforme apropriado para cada um. A maioria dos orçamentos que os administradores concedem trabalham para cada cliente está entre dois e cinco milhões de dólares americanos.
Para trabalhar neste campo, não há um conjunto específico de cursos a serem seguidos, embora seja necessário um diploma de bacharel. Recomenda-se estudar um campo relacionado à pesquisa, porque essa é a área em que a maioria dos clientes deseja doações. Depois de receber um diploma de bacharel, torne-se certificado em gerenciamento de subsídios. Os seminários são oferecidos por grupos como a National Grants Management Association (NGMA), e os administradores de subvenções têm a opção de escolher uma das três trilhas diferentes no gerenciamento de subvenções: faixa federal, faixa de passagem ou faixa de destinatário.
Um administrador de subvenções que trabalha na via federal normalmente tem um cargo no governo; ele ou ela lida com subsídios concedidos pelo governo. A trilha de passagem é um aspecto do gerenciamento de subvenções, no qual o administrador trabalha em estreita colaboração com o recebedor da subvenção, instruindo-os e instruindo-os sobre o processo e as responsabilidades envolvidas na obtenção de uma subvenção. No caminho do destinatário, os trabalhos de administrador de concessões se concentram em ajudar aqueles que precisam de subsídios a se candidatar a eles. Após a conclusão da certificação, um trabalho na administração de subvenções pode ser obtido. Quando ele ou ela começa a praticar, é altamente recomendável que o administrador faça 16 dias de aulas de treinamento por ano para acompanhar as mudanças no campo e os novos processos e procedimentos para administrar as subvenções.
A função mais básica dos administradores de concessão é processar e preparar os aplicativos de concessão. Isso envolve revisar os orçamentos dos clientes, fornecer orientações aos clientes, obter documentos e autorizações necessárias antes que a concessão possa ser emitida, inserir dados no sistema da organização para acompanhar as distribuições, reunir todos os documentos concluídos e assinados e transmitir esses documentos para o pessoal apropriado. Um segundo dever é a administração do projeto. Isso envolve a explicação dos termos da concessão, garantindo que os procedimentos de acompanhamento sejam atendidos adequadamente, registrando datas e pagamentos críticos, criando e gerenciando pedidos de compra e monitorando pagamentos. Durante a etapa final, pagamento, o administrador da subvenção busca os relatórios financeiros necessários do cliente, verifica registros de pagamento, estuda relatórios financeiros, revisa faturas e registra recebimentos.