Um assistente executivo virtual é um profissional administrativo externo, normalmente freelancer. Ele ou ela executa as mesmas responsabilidades e tarefas que um assistente administrativo tradicional de nível executivo, com uma ressalva importante. Assistentes virtuais, incluindo aqueles que atendem a clientes executivos, gerenciam toda e qualquer tarefa administrativa ou de secretariado que não exija presença física. Ao contrário dos assistentes executivos tradicionais, um assistente executivo virtual trabalha de um local remoto como contratado independente para vários executivos e proprietários de pequenas empresas ao mesmo tempo.
As principais diferenças entre um assistente executivo tradicional e um assistente executivo virtual são a localização e a relação de trabalho entre o executivo e o assistente. Com o advento da tecnologia moderna, incluindo email, software de produtividade e recursos de reunião virtual, a localização geográfica não é mais uma barreira. Os assistentes podem viver milhas, mesmo continentes longe dos executivos que representam. Além disso, em vez de um relacionamento empregado-empregador entre o assistente executivo virtual e o executivo, o relacionamento é de prestador de serviços e cliente.
De acordo com organizações profissionais como a Associação Internacional de Profissionais Administrativos (IAAP), existem dois tipos principais de assistentes administrativos. Secretários tradicionais e assistentes administrativos iniciantes gerenciam tarefas como calendários e agendamentos, preparando comunicações impressas e verbais, mantendo documentos e sistemas de arquivamento, organizando viagens e organizando agendas de reuniões e documentos de apoio. Comparativamente, os assistentes executivos gerenciam essas mesmas tarefas para executivos e gerentes de nível superior, além de manter níveis mais altos de responsabilidades, como tomar pequenas decisões de negócios em nome do executivo. Dependendo da posição específica, os assistentes executivos também podem ser responsáveis por uma variedade de outras tarefas, incluindo a preparação de boletins, a atualização das informações on-line do perfil do executivo ou a manutenção de um site.
Poucos assistentes virtuais fazem as mesmas distinções entre assistência administrativa geral e assistência administrativa de nível executivo, como visto com profissionais administrativos no local. Em vez disso, como proprietário de uma pequena empresa, um assistente virtual contrata dois ou mais clientes para oferecer quaisquer serviços de suporte necessários ao proprietário ou executivo da empresa. A maioria dos clientes procura um assistente externo capaz de atuar em qualquer capacidade de assistência, inclusive como assistente executivo virtual. Habilidades especializadas, como o uso de plataformas de mídia social, a criação de sites complexos, a contabilidade e outras habilidades, são comuns entre os assistentes virtuais.
Cada prática de assistência virtual oferece níveis, taxas e tipos de serviço variados, com base em um mercado-alvo especificado. Os assistentes virtuais de sucesso possuem mais do que apenas habilidades de suporte administrativo. É imprescindível o conhecimento de marketing, o gerenciamento de finanças para pequenas empresas, a capacidade de terceirizar projetos para o assistente e para os clientes, além de um sólido entendimento das mídias sociais e tecnologias emergentes similares. As tarifas para assistentes virtuais geralmente são baseadas em horas ou são oferecidas como retentores de taxa fixa, semelhantes aos contadores e profissionais do direito.