As empresas precisam manter um nível saudável de lucro, e o estabelecimento de protocolos orçamentários rígidos relacionados às despesas faz parte desse processo. No departamento de compras, o analista de compras possui essa responsabilidade. Ele atuará como ligação entre sua organização, o departamento financeiro da organização e os fornecedores ou potenciais fornecedores da empresa. Responsável por estabelecer e seguir as diretrizes de compras, um analista de compras contribui para a estratégia financeira geral da organização. A avaliação de fornecedores em potencial e estabelecidos faz parte desse processo, bem como a negociação de acordos e preços para adquirir mercadorias, serviços ou suprimentos.
Um analista de compras geralmente conclui Solicitações de Informações (RFIs), que em uma ferramenta de avaliação utilizada para coletar dados que medem com precisão os pontos fortes e as habilidades dos fornecedores em potencial, além de expor quaisquer pontos fracos que possam impactar a estratégia financeira organizacional do analista. Além disso, ele também pode preparar Solicitações de Proposta (RFPs), solicitando que os fornecedores enviem propostas de serviços, mercadorias ou suprimentos para apoiar as metas organizacionais. Ao coletar os dados nas RFIs e RFPs, ele ou ela analisará as informações disponíveis para fazer determinações em relação aos fornecedores e geralmente decidirá selecionar um ou mais fornecedores para contrato.
A negociação é a próxima fase do processo em que o analista de compras negociará com os fornecedores escolhidos os termos do contrato. Esse processo geralmente se concentra na documentação de expectativas claras exigidas de ambas as partes, bem como no estabelecimento de estruturas finais de preços. Além disso, o analista de compras geralmente é responsável por elaborar e renovar todos os contratos entre sua organização e seus fornecedores. Os contratos finais precisarão especificar todas as diretrizes e estipulações articuladas no contrato, incluindo, mas não se limitando a, bens e serviços adquiridos, duração do contrato, prazos esperados para entrega de bens ou serviços, expectativas em termos de qualidade e quantidades e clareza. termos de pagamento.
O estabelecimento de uma relação de trabalho com o fornecedor é de importância crucial e, uma vez estabelecido, o analista de compras usará seus recursos de análise de dados para comparar os termos e o desempenho do fornecedor com os dados do mercado. A análise das tendências atuais do mercado e a previsão do desempenho futuro de bens e serviços no mercado aberto fornecerão dados relevantes usados na recomendação de estratégias de compra alinhadas aos objetivos financeiros da organização. Portanto, um analista de compras gastará muito tempo traduzindo dados brutos em informações que podem ser usadas para tomar decisões.