Um assistente de subscrição processa a papelada, executa tarefas administrativas e auxilia indivíduos ou equipes de negócios responsáveis pela preparação de documentos. Esses documentos são geralmente de natureza vinculativa e legal, como apólices de seguro ou empréstimos hipotecários. Um assistente de subscrição geralmente se reporta a um subscritor, mas os títulos de supervisão podem variar de setor para setor. Dependendo do tamanho da organização em que trabalha, um assistente pode ser responsável por tarefas que vão do atendimento ao cliente a tarefas administrativas e controle de documentos.
O manuseio de cópias impressas e a capacidade de organizá-las é uma das principais tarefas do trabalho de assistência na subscrição. Um associado de subscrição manterá a documentação atualizada, incluindo comunicações do cliente, rastreamento de registros e alterações nas especificações. Ele também controlará e coordenará o preenchimento da documentação relacionada a políticas e outros registros legais. O assistente de subscrição acompanhará os clientes para garantir registros precisos e provavelmente responderá a perguntas gerais sobre formulários, procedimentos e práticas escritas e eletrônicas. Se a organização tiver clientes em locais distantes, um assistente de subscrição provavelmente viajará com a equipe para ajudar na compilação e armazenamento de papéis e documentos computadorizados.
Com o avanço da tecnologia, muitas partes deste trabalho serão informatizadas. Esse assistente conduzirá pesquisas na Internet, gerará relatórios detalhando informações de vendas, gerenciamento de contas e operações, além de arquivar documentação com tecnologia como um computador ou dispositivo portátil. Ele pode utilizar um sistema de rastreamento por computador para manter o controle da documentação da organização e, em alguns casos, pode direcionar o treinamento de outras pessoas sobre como utilizar esse sistema de computador.
Dependendo do setor em que ele trabalha, o assistente de subscrição pode ser responsável por tarefas adicionais e pode precisar de experiência anterior para atingir metas. Ele pode estar encarregado de revisar, entender e comunicar as políticas e leis atuais a outras pessoas. As informações relacionadas às práticas comerciais de sua empresa provavelmente serão registradas, armazenadas e encaminhadas pelo assistente de subscrição. Ele pode usar essas informações para ajudá-lo a preparar a documentação para agências governamentais, departamentos internos da empresa e entidades externas.
Um dia típico para esse tipo de assistente pode envolver viajar para os locais dos clientes, trabalhar com um computador e gerenciar a papelada. Ele provavelmente passará a maior parte do dia preenchendo formulários, arquivando e conversando com outras pessoas em reuniões ou por telefone. Muito do trabalho relacionado à documentação pode ser solitário; no entanto, alguns cargos nesse caminho de carreira podem envolver muito tempo gasto trabalhando em grupos.