Um assistente executivo dedica sua carreira a ajudar um funcion?rio corporativo, geralmente fornecendo uma combina??o de consultoria profissional e suporte administrativo. Embora as responsabilidades associadas ao trabalho variem dependendo da cultura que prevalece em uma determinada empresa, existem algumas tarefas b?sicas que todos os assistentes realizam. A maioria deles est? relacionada ao trabalho de secretariado, agendamento e gerenciamento de contatos. Muitos executivos tratam seus assistentes como pessoas que buscam ideias, recomenda??es e ajuda confidencial, al?m de ajudarem em tudo, desde fotoc?pias a briefings para a imprensa.
Hierarquia
Empresas com assistentes executivos normalmente designam um assistente por executivo. O assistente ? respons?vel por lidar com tarefas delegadas pelo executivo que atua como seu supervisor imediato. Em muitos casos, os assistentes t?m mesas do lado de fora dos escrit?rios de seus executivos, para ficar o mais acess?vel poss?vel.
Os assistentes executivos normalmente respondem apenas a seus superiores nomeados. Eles agem como confidente dessa pessoa e auxiliar de escrit?rio. Tudo o que o executivo precisa fazer, o assistente faz. Eles podem acompanhar seus executivos ?s reuni?es de neg?cios e s?o respons?veis ??por conhecer detalhes de outros participantes. Dependendo das necessidades do executivo, os assistentes tamb?m podem participar de viagens corporativas. Nessa capacidade, o assistente geralmente ? respons?vel por gerenciar a agenda do executivo, organizar reuni?es e garantir que ele tenha lido o material de informa??o correto e esteja pronto para fazer as apresenta??es ou observa??es necess?rias.
Deveres Clericais
Nem tudo no trabalho ? t?o fascinante quanto viagens e reuni?es de alto n?vel. Muitas das tarefas di?rias do assistente executivo s?o de natureza clerical. Os assistentes geralmente s?o respons?veis ??por lidar com a papelada de seus superiores. Isso inclui correio, correspond?ncias entre escrit?rios e arquivamento b?sico. O assistente tamb?m pode ser chamado para gerenciar um calend?rio, acompanhando os hor?rios das reuni?es, compromissos oficiais e contatos importantes.
Requisitos de Gerenciamento
Dependendo da estrutura e tamanho da empresa, um assistente executivo pode ter um ou mais assistentes para ajudar na carga de trabalho. Normalmente, s?o secret?rias ou mais funcion?rios administrativos iniciantes. O assistente executivo geralmente ? respons?vel por gerenciar suas tarefas e delegar atribui??es a eles, conforme necess?rio.
Na maioria dos casos, o executivo corporativo tem pouco a dizer sobre a estrutura de secretariado criada por seu assistente. As decis?es sobre disciplina, elogios e aumentos s?o muitas vezes deixadas ao crit?rio do assistente, geralmente em consulta com o departamento de recursos humanos da empresa.
Treinamento e Experi?ncia
Garantir um emprego de assistente executivo normalmente requer uma combina??o de treinamento e experi?ncia pr?tica. Em geral, os executivos esperam que seus assistentes sejam especialistas em pol?ticas e procedimentos da empresa, al?m de proficientes nas fun??es b?sicas do escrit?rio. N?o ? incomum que um funcion?rio se torne um assistente executivo depois de trabalhar em outro cargo na estrutura da empresa. Muitos secret?rios de n?vel inferior, por exemplo, avan?am para o status de assistente executivo ap?s v?rios anos de forte desempenho no trabalho.
A maioria das empresas prefere que os assistentes possuam algum tipo de diploma. Cursos em administra??o, recursos humanos ou at? sociologia podem ser ben?ficos, mas geralmente basta se formar em alguma coisa. Os gerentes de contrata??o corporativa costumam ver a educa??o universit?ria como mais uma marca de prest?gio e intelecto geral do que uma fonte de conhecimento espec?fico relacionado ao trabalho.
Isso n?o quer dizer que seja necess?rio um diploma universit?rio para se tornar um assistente executivo. Em muitos casos, a experi?ncia ? mais importante que a educa??o formal. Embora possa ser dif?cil ser contratado no n?vel executivo imediatamente ap?s o ensino m?dio, algu?m com apenas um diploma do ensino m?dio que passou v?rios anos trabalhando como membro da equipe de suporte em um ambiente corporativo pode ser o candidato mais atraente. As empresas costumam estar mais interessadas em qu?o bem um candidato pode realizar o trabalho do que as escolas nomeadas em um curr?culo.
Prest?gio e Benef?cios
Os assistentes executivos s?o geralmente considerados um tanto de elite, pelo menos quando se trata de apoiar a equipe. Eles tendem a ter privil?gios n?o compartilhados por outros assistentes administrativos, tanto em termos de recursos quanto de sal?rio. Em algumas empresas, um assistente executivo com um longo mandato pode ser eleg?vel para participar de programas de pens?o ou outras vantagens n?o dispon?veis para os funcion?rios em cargos inferiores.
Relacionamento com assistentes pessoais
Em alguns casos, os assistentes executivos tamb?m podem desempenhar certas tarefas pessoais, como lavar a seco ou organizar f?rias para um animal de estima??o da fam?lia. No entanto, essas n?o s?o obriga??es normais de trabalho. Na maioria das vezes, esses tipos de trabalhos fora do escrit?rio s?o tarefas de um assistente pessoal. Pode ser f?cil confundir assistentes pessoais e executivos, embora o trabalho que eles executem seja tecnicamente distinto. O ?nico papel oficial de um assistente executivo ? ajudar um superior a ter sucesso no trabalho. Um assistente pessoal, por outro lado, geralmente ? respons?vel por ajudar uma pessoa importante a organizar sua vida em geral, tanto pessoal quanto profissionalmente.