Um assistente executivo dedica sua carreira a ajudar um funcionário corporativo, geralmente fornecendo uma combinação de consultoria profissional e suporte administrativo. Embora as responsabilidades associadas ao trabalho variem dependendo da cultura que prevalece em uma determinada empresa, existem algumas tarefas básicas que todos os assistentes realizam. A maioria deles está relacionada ao trabalho de secretariado, agendamento e gerenciamento de contatos. Muitos executivos tratam seus assistentes como pessoas que buscam ideias, recomendações e ajuda confidencial, além de ajudarem em tudo, desde fotocópias a briefings para a imprensa.
Hierarquia
Empresas com assistentes executivos normalmente designam um assistente por executivo. O assistente é responsável por lidar com tarefas delegadas pelo executivo que atua como seu supervisor imediato. Em muitos casos, os assistentes têm mesas do lado de fora dos escritórios de seus executivos, para ficar o mais acessível possível.
Os assistentes executivos normalmente respondem apenas a seus superiores nomeados. Eles agem como confidente dessa pessoa e auxiliar de escritório. Tudo o que o executivo precisa fazer, o assistente faz. Eles podem acompanhar seus executivos às reuniões de negócios e são responsáveis por conhecer detalhes de outros participantes. Dependendo das necessidades do executivo, os assistentes também podem participar de viagens corporativas. Nessa capacidade, o assistente geralmente é responsável por gerenciar a agenda do executivo, organizar reuniões e garantir que ele tenha lido o material de informação correto e esteja pronto para fazer as apresentações ou observações necessárias.
Deveres Clericais
Nem tudo no trabalho é tão fascinante quanto viagens e reuniões de alto nível. Muitas das tarefas diárias do assistente executivo são de natureza clerical. Os assistentes geralmente são responsáveis por lidar com a papelada de seus superiores. Isso inclui correio, correspondências entre escritórios e arquivamento básico. O assistente também pode ser chamado para gerenciar um calendário, acompanhando os horários das reuniões, compromissos oficiais e contatos importantes.
Requisitos de Gerenciamento
Dependendo da estrutura e tamanho da empresa, um assistente executivo pode ter um ou mais assistentes para ajudar na carga de trabalho. Normalmente, são secretárias ou mais funcionários administrativos iniciantes. O assistente executivo geralmente é responsável por gerenciar suas tarefas e delegar atribuições a eles, conforme necessário.
Na maioria dos casos, o executivo corporativo tem pouco a dizer sobre a estrutura de secretariado criada por seu assistente. As decisões sobre disciplina, elogios e aumentos são muitas vezes deixadas ao critério do assistente, geralmente em consulta com o departamento de recursos humanos da empresa.
Treinamento e Experiência
Garantir um emprego de assistente executivo normalmente requer uma combinação de treinamento e experiência prática. Em geral, os executivos esperam que seus assistentes sejam especialistas em políticas e procedimentos da empresa, além de proficientes nas funções básicas do escritório. Não é incomum que um funcionário se torne um assistente executivo depois de trabalhar em outro cargo na estrutura da empresa. Muitos secretários de nível inferior, por exemplo, avançam para o status de assistente executivo após vários anos de forte desempenho no trabalho.
A maioria das empresas prefere que os assistentes possuam algum tipo de diploma. Cursos em administração, recursos humanos ou até sociologia podem ser benéficos, mas geralmente basta se formar em alguma coisa. Os gerentes de contratação corporativa costumam ver a educação universitária como mais uma marca de prestígio e intelecto geral do que uma fonte de conhecimento específico relacionado ao trabalho.
Isso não quer dizer que seja necessário um diploma universitário para se tornar um assistente executivo. Em muitos casos, a experiência é mais importante que a educação formal. Embora possa ser difícil ser contratado no nível executivo imediatamente após o ensino médio, alguém com apenas um diploma do ensino médio que passou vários anos trabalhando como membro da equipe de suporte em um ambiente corporativo pode ser o candidato mais atraente. As empresas costumam estar mais interessadas em quão bem um candidato pode realizar o trabalho do que as escolas nomeadas em um currículo.
Prestígio e Benefícios
Os assistentes executivos são geralmente considerados um tanto de elite, pelo menos quando se trata de apoiar a equipe. Eles tendem a ter privilégios não compartilhados por outros assistentes administrativos, tanto em termos de recursos quanto de salário. Em algumas empresas, um assistente executivo com um longo mandato pode ser elegível para participar de programas de pensão ou outras vantagens não disponíveis para os funcionários em cargos inferiores.
Relacionamento com assistentes pessoais
Em alguns casos, os assistentes executivos também podem desempenhar certas tarefas pessoais, como lavar a seco ou organizar férias para um animal de estimação da família. No entanto, essas não são obrigações normais de trabalho. Na maioria das vezes, esses tipos de trabalhos fora do escritório são tarefas de um assistente pessoal. Pode ser fácil confundir assistentes pessoais e executivos, embora o trabalho que eles executem seja tecnicamente distinto. O único papel oficial de um assistente executivo é ajudar um superior a ter sucesso no trabalho. Um assistente pessoal, por outro lado, geralmente é responsável por ajudar uma pessoa importante a organizar sua vida em geral, tanto pessoal quanto profissionalmente.