Em geral, a preparação mínima necessária para se tornar assistente de escritório virtual é o ensino médio, seguido de algum treinamento no escritório. Existem programas comunitários de faculdades e escolas profissionais, além de opções educacionais on-line para quem deseja se tornar um assistente de escritório virtual, e muitas pessoas com formação em administração ou negócios tradicionais podem se tornar assistentes de escritório virtual. Para se especializar ou avançar para uma posição legal ou médica, pode-se buscar treinamento adicional e, em muitos casos, certificação. Se alguém trabalha por conta própria, alguns requisitos adicionais podem incluir o investimento em equipamentos de escritório.
Um assistente de escritório virtual tem essencialmente a mesma descrição de cargo que um assistente de escritório tradicional, exceto que ele ou ela normalmente trabalha fora de seu escritório em casa como freelancer. Em muitos casos, um escritório virtual tem várias vantagens sobre uma configuração tradicional de escritório. Por exemplo, o teletrabalho costuma ser mais conveniente para os funcionários e pode ser mais econômico para ambas as partes.
As tarefas típicas de assistente de escritório incluem tarefas administrativas, como executar a entrada básica de dados e manter arquivos e registros. Outras atividades comuns incluem documentos de correio, e-mail e fax, além de escrever cartas e relatórios comerciais. Os assistentes de escritório geralmente são responsáveis por rastrear as informações orçamentárias e também por marcar compromissos e organizar viagens para seus supervisores. Um assistente virtual também pode se concentrar em um nicho específico – ele ou ela pode trabalhar na publicação como assistente de um autor virtual, por exemplo; outros são contratados especificamente para transcrição legal ou médica.
Para se tornar um assistente de escritório virtual, é possível treinar seguindo a rota convencional de aprendizado de habilidades de secretariado no ensino médio e depois concluindo um programa de administração de um a dois anos em uma escola técnico-profissional ou faculdade comunitária. Cada vez mais, as faculdades comunitárias também oferecem programas especificamente para assistentes de escritório virtual. Alguns exemplos de cursos incluem tecnologia da computação e design de sites, além de habilidades tradicionais, como transcrição e contabilidade.
Em vez de frequentar uma escola local, alguém que queira se tornar um assistente de escritório virtual pode concluir todo o curso online. Várias organizações oferecem programas de treinamento e treinamento a custos variáveis. Embora a certificação não seja necessária para se tornar um assistente de escritório virtual, é possível obter a certificação através da Associação Internacional de Assistentes Virtuais (IVAA). Oferece as designações de Assistente virtual certificado, Assistente virtual verificado por ética e Assistente virtual imobiliário. Existem também vários programas de certificação de secretários jurídicos disponíveis.
Algumas habilidades básicas que geralmente são necessárias para se tornar um assistente de escritório virtual incluem uma boa comunicação verbal e escrita, além do conhecimento de etiqueta comercial. Para muitos trabalhos de escritório, muitas vezes são necessárias habilidades de digitação eficientes, e a atenção aos detalhes e a capacidade de executar várias tarefas também são consideradas importantes. Além disso, um freelancer normalmente precisa de certos equipamentos para estabelecer um escritório em casa. No mínimo, ele ou ela geralmente usa um computador, impressora, telefone e uma máquina de fax.