Um coordenador de propostas é uma posição crítica em muitas empresas de vendas. Os deveres incluem coletar dados de uma variedade de colaboradores em vários departamentos ou áreas funcionais, formatar propostas de acordo com os requisitos de envio, rastrear prazos e monitorar o status das propostas enviadas. Um coordenador de proposta pode ser dedicado ao trabalho em uma empresa grande ou, em uma empresa menor, pode ter funções adicionais. O coordenador geralmente é membro da equipe de vendas, mas também pode fazer parte dos departamentos de marketing ou desenvolvimento de negócios.
Qualquer empresa que venda algo, seja um produto ou serviço, precisará escrever propostas. Isso pode ser uma resposta a uma solicitação de preço ou pode ser simplesmente uma tentativa proativa de obter negócios. Algumas propostas são bastante simples e incluem apenas informações básicas, como uma lista de entregas, termos e preços. Outras propostas, principalmente aquelas para trabalhos grandes e complexos, são bastante longas e exigem a reunião de muitas informações.
Independentemente do grau de complexidade, cada proposta deve ser desenvolvida antes de ser apresentada ao cliente. É aqui que entra o coordenador da proposta. Seu trabalho é revisar os requisitos de cada proposta e desenvolver um documento que atenda a todos esses critérios.
Um dos principais deveres de um coordenador da proposta é montar preços. Isso pode incluir o cálculo de preços de produtos e serviços, impostos, taxas de envio e muito mais. Na maioria dos casos, o coordenador não é responsável por gerar os preços ou determinar as marcações, mas é responsável por obter informações sobre preços da parte ou partes apropriadas e colocá-las na proposta.
Outros tipos de informações também devem ser colocados em algumas propostas. Ao responder a uma solicitação de lance, por exemplo, uma proposta deve incluir todas as informações especificadas por essa solicitação. Isso pode incluir informações sobre classificações de crédito, uso de subcontratados e referências. Os lances também podem exigir que a documentação de suporte, como prova de seguro, seja incluída na resposta da oferta. O coordenador da proposta será responsável por coletar todos os dados necessários de áreas como contabilidade, gerenciamento de riscos, operações e compras para desenvolver o documento de resposta à oferta.
Em muitos casos, o coordenador da proposta é responsável por gerenciar um período de tempo da proposta. Isso pode incluir a lembrança dos colaboradores quando as informações vencem e o acompanhamento quando as informações não são recebidas. Isso também significa garantir que as propostas sejam entregues na data de vencimento. Alguns coordenadores de propostas também acompanham as propostas enviadas e os documentos aceitos e rejeitados.