A principal tarefa de qualquer gerente de projetos é organizar pessoas e gerenciar tarefas diferentes, a fim de atingir um objetivo específico. Qual é esse objetivo ou “projeto” pode variar bastante. Às vezes, é a publicação de um relatório ou a organização de uma conferência; também pode ser a conclusão de um edifício ou reforma, ou a execução de um esquema de design de interiores. Embora as configurações possam ser muito diferentes, os gerentes compartilham alguns atributos universais. Todos focam no gerenciamento de pessoas, por um lado, e todos exigem uma visão ampla das tarefas individuais que precisam ser realizadas para que o objetivo seja alcançado. Grande parte do trabalho de um gerente de projeto envolve a definição de um plano mestre de ação e, em seguida, garantir que todas as peças estejam no lugar para que o plano seja concluído.
Objetivos Gerais
Os gerentes de projeto são essencialmente líderes que organizam a ação em uma direção específica. Eles geralmente têm a tarefa de concluir algo específico e, em seguida, recebem uma equipe – geralmente chamada de “equipe” – para ajudar a alcançar a meta. Os gerentes geralmente começam dividindo o objetivo final maior em partes menores, depois definindo prazos internos para a conclusão de cada componente. O calendário é uma parte importante do trabalho, assim como as revisões regulares da equipe e as conversas animadas, se necessário.
Muitos especialistas em gerenciamento de projetos dizem que, para ter sucesso, um gerente deve equilibrar quatro áreas principais. Ele ou ela deve entender o escopo do projeto. O gerente deve encontrar as pessoas e materiais certos e usá-los de maneira eficaz. Todas as tarefas devem ser agendadas para serem concluídas no prazo. O gerente de projeto também deve garantir que o projeto seja concluído dentro do orçamento atribuído a ele.
Importância da Coordenação
Uma das partes mais importantes do trabalho de um gerente de projeto é a coordenação de pessoal. O gerente deve ser capaz de criar equipes que sejam eficazes e motivadas para produzir um bom trabalho consistente. A capacidade de delegar tarefas e responsabilidades é essencial, e os gerentes devem estar dispostos a intervir e fazer alterações se ocorrer um problema ou atraso.
Para coordenar um projeto com sucesso, o gerente precisa estar ciente do que cada membro da equipe está fazendo e se essa pessoa cumprirá ou não seus prazos. Muitos gerentes de projeto usam programas de software especiais para ajudá-los a acompanhar isso. Esse software geralmente permite que os membros da equipe discutam o projeto entre si, consulte as listas de tarefas do projeto e quem é responsável por quais tarefas, além de compartilhar arquivos e documentos. Também pode permitir que os gerentes vejam quais tarefas estão dentro do cronograma e onde o projeto está em termos de orçamento. Esse tipo de software é especialmente valioso para grandes projetos e equipes.
Projetos conceituais baseados em escritório
Nos escritórios corporativos e outros, a maioria dos projetos que precisam da atenção de um gerente tem a ver com pesquisa e redação. Os relatórios dos acionistas, os principais resumos das descobertas e as publicações divulgadas por laboratórios científicos ou organizações sem fins lucrativos costumam ser empreendimentos complexos que exigem muitas etapas diferentes para passar do “estágio da idéia” até a conclusão. Os gerentes de projeto nessas configurações geralmente atuam como coordenadores de informações, certificando-se de que todos os elementos necessários se reúnam da maneira correta.
Os projetos do Office normalmente exigem muita colaboração pessoal, que o gerente de projetos geralmente organiza. Ele ou ela controla quem está fazendo o que, agendando entrevistas ou acompanhando o progresso eletronicamente, geralmente por meio de bancos de dados ou comunicação digital como e-mail. Os líderes de equipe também são geralmente responsáveis pela preparação do produto final, que inclui revisão e alterações de última hora. O sucesso ou fracasso do projeto geralmente está sobre os ombros do gerente, e ele ou ela deve ser capaz de justificar todas as opções para os superiores corporativos.
Executando Projetos Físicos
Muitas vezes, é muito mais fácil ver o funcionamento diário de um gerente de projeto quando o projeto é algo tangível, como um empreendimento de construção ou paisagismo. Nessas configurações, os gerentes geralmente agem como líderes do site, certificando-se de que todos os membros da equipe tenham um emprego e entendam exatamente o que eles devem fazer. Esse tipo de líder geralmente é responsável pela organização de todas as ferramentas e suprimentos necessários e também deve atuar como meio de comunicação entre as pessoas que possuem o terreno ou prédio em que estão sendo trabalhadas e as que coordenam o trabalho a ser realizado. Esse trabalho geralmente exige uma combinação de planejamento baseado em escritório e visitas e coordenação reais do local.
Habilidades e experiência necessárias para obter o emprego
Geralmente, é preciso muita experiência para conseguir o emprego de um gerente de projeto. Na maioria das vezes, os gerentes são escolhidos de dentro de uma organização – ou seja, são selecionados com base em sua experiência realizando o tipo de trabalho que precisa ser gerenciado e coordenado. Depende muito da indústria e do projeto em questão, mas a educação avançada no campo do foco ou na gestão de negócios ou de pessoal também pode ser útil.
Muitas pessoas interessadas em assumir funções de gerenciamento de projetos participam de aulas para obter a certificação. Os programas são oferecidos por várias escolas diferentes, embora a certificação PMP (Project Management Professional) do Project Management Institute seja amplamente respeitada. É cada vez mais comum as empresas que contratam gerentes de projeto externos mencionarem especificamente essas credenciais em seus anúncios de emprego.