Um gerente de reembolso geralmente é responsável pelo gerenciamento de contas médicas para receber pagamentos de terceiros. Em muitos casos, isso significa se comunicar com companhias de seguros ou agências governamentais que fornecem seguro médico a alguns cidadãos. Um gerente de reembolso terá experiência em vários aspectos do manuseio de registros médicos, a fim de facilitar os pagamentos ao fornecedor.
Embora muitos hospitais e outras instalações possuam posições específicas de gerenciamento de reembolso em sua hierarquia, a verdade é que uma variedade de indivíduos financeiros e de seguros trabalha para obter reembolsos. Alguns desses trabalhadores podem ter uma certificação em codificação médica e manipulação de registros, e outros não. Alguns se concentram na correção de erros nas reivindicações médicas reais, enquanto para outros, o trabalho de se conectar com os representantes das companhias de seguros é primário. A maioria dos gerentes de reembolso, no entanto, pratica essas duas estratégias juntas para obter pagamentos em contas vencidas.
O gerente de reembolso geralmente é “fluente” em diferentes tipos de codificação médica. Por exemplo, a codificação internacional ICD9 e ICD10 usada para diagnóstico é algo com o qual a maioria dos gerentes de reembolso estará familiarizada. O gerente de reembolso também pode ter habilidade em interpretar códigos CPT ou HPCT, códigos de procedimentos para diferentes tratamentos médicos. Ambos os códigos podem contribuir para contas médicas precisas e reembolso oportuno pelas seguradoras ou outros.
O gerente de reembolso geralmente faz parte de um consultório médico maior. Um provedor pode ter uma área de trabalho específica para gerentes de reembolso ou considerá-los parte de um departamento separado. Em alguns casos, todo o departamento pode ser um indivíduo, especialmente em uma prática menor. Os gerentes de reembolso trabalham em várias configurações diferentes para facilitar as contas a receber de recebíveis e ajudar os prestadores de serviços médicos a permanecer no negócio.
Uma das maiores restrições aos gerentes de reembolso envolve a Lei de Portabilidade e Responsabilidade do Seguro de Saúde, ou HIPAA. Esta legislação protege as informações do paciente e requer tratamento preciso de todos os registros médicos. Como um gerente de reembolso lida muito com dados protegidos pela HIPAA, ele ou ela provavelmente enfrentará alguns desafios em manter a conformidade total com o espírito desta lei. Todos os registros devem estar seguros o tempo todo, e as práticas médicas geralmente lutam para fornecer a seus gerentes de reembolso todas as salvaguardas necessárias para garantir que o HIPAA seja sempre uma consideração primordial e que não ocorram falhas na conformidade.
Como todos os prestadores de serviços médicos precisam de dinheiro para permanecer no negócio, os gerentes de reembolso geralmente são uma parte muito valorizada do local de trabalho em geral. Considerando as maneiras que diferentes consultórios médicos empregam esses profissionais, pode contar muito ao observador sobre a saúde financeira geral de uma instalação específica. Para serem eficazes, os gerentes de reembolso precisam ser treinados e qualificados no manuseio e avaliação de registros, bem como em outros aspectos críticos do trabalho.