A principal responsabilidade de um porta-voz é fornecer uma voz pública para uma organização, seja uma empresa, organização sem fins lucrativos ou agência governamental. Dentro desse papel, um porta-voz geralmente conduz a maior correspondência com meios de comunicação, como jornais e estações de rádio. Um porta-voz também pode se comunicar com membros do público que têm perguntas sobre uma organização. Porta-vozes também podem realizar eventos em nome de uma organização. Alguém também pode ter todas as obrigações de um porta-voz sem seguir esse título em particular; eles podem, por exemplo, ser chamados de secretário de imprensa, especialista em relações públicas ou oficial de informações públicas.
Os porta-vozes são frequentemente algumas das pessoas mais visíveis dentro de uma organização. Por exemplo, o secretário de imprensa dos EUA é o porta-voz da Casa Branca. Responsável pelos briefings diários da imprensa, o secretário de imprensa está constantemente interagindo com o público e a mídia. Esse tipo de exposição não apenas leva a maioria dos membros da imprensa a conhecer o secretário de imprensa dos EUA pelo nome, mas uma boa porcentagem da população dos EUA provavelmente conhece o secretário de imprensa pelo nome também.
É comum que porta-vozes venham de algum tipo de experiência no jornalismo. Muitas organizações preferem que seu porta-voz entenda como a mídia opera, para que possam se comunicar melhor com a mídia. Os jornalistas, que deveriam relatar fatos imparciais enquanto trabalhavam com organizações de notícias, podem ter dificuldade em mudar para um papel em que, no entanto, eles só devem dar um giro positivo em uma organização.
Um porta-voz também pode ajudar a agendar entrevistas e reuniões com outros membros de uma organização. Eles também podem falar em nome de outro membro de uma organização se esse indivíduo não desejar ou for incapaz de se dirigir diretamente à mídia. Os porta-vozes também podem ser responsáveis por escrever e enviar comunicados à imprensa. Alguns porta-vozes também ajudam a organizar e participar de eventos de empresas públicas, o que pode resultar em um pouco de viagem.
Para se tornar um porta-voz, geralmente é necessário um diploma em comunicação, relações públicas, jornalismo ou áreas afins. As organizações que contratam porta-vozes também podem procurar alguém com experiência em trabalhar com a mídia, seja como repórter ou em uma função de marketing. Um gerente de contratação também pode procurar contratar de dentro para garantir que o novo porta-voz ou porta-voz conheça a organização por dentro e por fora.
Os porta-vozes de hoje também podem precisar incorporar as mídias sociais em seu cargo. A comunicação através de sites de redes sociais é uma maneira cada vez mais popular das organizações de abordar diretamente o público. Também oferece às empresas a chance de oferecer recompensas e incentivos criativos para sua base de clientes. Por exemplo, um porta-voz de uma cadeia alimentar pode oferecer descontos e ofertas gratuitas para aqueles que seguem a empresa on-line.