Os recepcionistas da escola são profissionais que dão suporte aos administradores em um ambiente educacional, cumprindo uma ampla gama de funções no escritório e fornecendo atendimento ao cliente. Esses indivíduos devem ser extrovertidos e possuir fortes habilidades de comunicação escrita e verbal, além de possuir diplomas do ensino médio ou certificações equivalentes. Um indivíduo que trabalha como recepcionista escolar tem o dever de atender às necessidades do público, além de gerenciar os documentos escritos de sua organização. Ele ou ela também é responsável pelo uso adequado das tecnologias do escritório e por se manter atualizado sobre as práticas corporativas da escola.
Um dever principal de uma recepcionista de escola é responder às necessidades dos membros do público. Por exemplo, ele ou ela fornece informações aos pais ou alunos que visitam a secretaria da escola e os direciona para o pessoal ou local apropriado, conforme necessário. Esse tipo de pessoa também responde a chamadas telefônicas, transferindo chamadas para outros funcionários ou funcionários, conforme necessário. Como resultado, ele ou ela precisa ter fortes habilidades de atendimento ao cliente e usar etiqueta telefônica adequada regularmente. Às vezes, ele ou ela pode ter que providenciar para que o dever de casa seja enviado para casa para os alunos ausentes ou acompanhar as chamadas de ausência de alunos e pais também.
Manter o controle da papelada de uma instituição constitui outra tarefa importante em um cargo neste campo. Uma pessoa interessada em se tornar uma recepcionista escolar precisa ser organizada para obter dados, manter registros escolares e distribuir correspondências aos funcionários do escritório com rapidez e precisão. Ele também pode ser responsável por registrar os planos de aula dos professores e manter um registro das ausências dos professores, além de outros registros.
Alguém que trabalha nessa área de carreira também precisa usar tecnologias de escritório. Ele ou ela deve saber como operar equipamentos de escritório, como máquinas de fax ou copiadoras, bem como usar software de atendimento e software de processamento de texto para elaborar correspondências e relatórios para os líderes das escolas. Por esse motivo, a recepcionista da escola precisa ter sólidas habilidades de digitação.
É necessário manter-se atualizado sobre as políticas de um distrito escolar ao trabalhar neste setor. Um profissional nesta área profissional deve manter-se a par dos regulamentos de saúde e segurança de seu estabelecimento para garantir que ele trabalhe com segurança e mantenha a segurança de outros estudantes e convidados. Além disso, é necessário manter seu conhecimento das tecnologias de negócios e das técnicas para concluir tarefas como arquivamento o mais atualizado possível para uma pessoa que trabalha como recepcionista de escola. Ele ou ela deve ser capaz de treinar novos funcionários em quaisquer novos protocolos e procedimentos também.