Um assistente de escritório / recepcionista é normalmente responsável pelas funções de front office em uma empresa ou organização. A recepcionista geralmente controla o acesso ao escritório cumprimentando os hóspedes, notificando os funcionários dos visitantes e trabalhando com entregadores e contratados. Além disso, o assistente do escritório pode ser responsável por várias tarefas de administração do escritório, como gerenciamento de planilhas, correspondência e pedido de material de escritório. Dependendo do tamanho da organização e do número de funcionários que ela possui, o assistente / recepcionista do escritório também pode atuar como assistente pessoal ou administrativo de um ou mais executivos ou gerentes de uma empresa.
Embora muitos escritórios agora dependam de sistemas de correio de voz para atender telefones e encaminhar chamadas para o funcionário pertinente, muitos ainda empregam um assistente / recepcionista para gerenciar o sistema telefônico e falar com quem está tendo dificuldades para usá-lo. Os recepcionistas também realizam a tarefa de supervisionar a área de recepção, também conhecida como área ou sala de espera, na qual os visitantes geralmente entram. Um assistente / recepcionista de escritório tradicional geralmente assume a responsabilidade de garantir que um visitante seja anunciado para as pessoas a quem ele está visitando ou, se o visitante for um entregador, o recepcionista geralmente assinará pacotes e informará os destinatários sobre seus chegada. Um assistente de escritório / recepcionista também pode ser responsável por informar os clientes “diretos” sobre os serviços de uma empresa e também pode agendar compromissos entre clientes e funcionários.
As empresas com uma equipe de suporte de escritório relativamente pequena podem exigir que um assistente / recepcionista do escritório assuma outras funções na empresa. Em uma organização muito pequena, ou com um orçamento muito econômico, a recepcionista também pode servir como gerente de escritório. Ele ou ela pode ser responsável por garantir que o escritório funcione bem, reabastecendo suprimentos e monitorando o desempenho de máquinas de escritório, como copiadoras, aparelhos de fax e até computadores. O assistente / recepcionista do escritório com essas responsabilidades normalmente entrará em contato e trabalhará com profissionais de reparo, bem como com outros contratados que possam precisar executar o trabalho no espaço ou no prédio do escritório. Outras responsabilidades comuns incluem planejamento de eventos, agendamento de viagens e, em alguns casos, gerenciamento de comunicações gerais do escritório, como notificações sobre feriados, eventos especiais e considerações de segurança.
As qualificações para se tornar um assistente de escritório variam de acordo com as habilidades necessárias para assumir uma posição dentro de uma empresa específica. Em muitos casos, os funcionários de escritório podem adquirir suas habilidades no trabalho ou concluir um programa de treinamento profissional que lhes forneça uma compreensão básica dos procedimentos de administração do escritório. Outras opções incluem aulas de educação continuada e para adultos em vários pacotes de software, redação comercial e comunicação e protocolo.