Um assistente de escrit?rio / recepcionista ? normalmente respons?vel pelas fun??es de front office em uma empresa ou organiza??o. A recepcionista geralmente controla o acesso ao escrit?rio cumprimentando os h?spedes, notificando os funcion?rios dos visitantes e trabalhando com entregadores e contratados. Al?m disso, o assistente do escrit?rio pode ser respons?vel por v?rias tarefas de administra??o do escrit?rio, como gerenciamento de planilhas, correspond?ncia e pedido de material de escrit?rio. Dependendo do tamanho da organiza??o e do n?mero de funcion?rios que ela possui, o assistente / recepcionista do escrit?rio tamb?m pode atuar como assistente pessoal ou administrativo de um ou mais executivos ou gerentes de uma empresa.
Embora muitos escrit?rios agora dependam de sistemas de correio de voz para atender telefones e encaminhar chamadas para o funcion?rio pertinente, muitos ainda empregam um assistente / recepcionista para gerenciar o sistema telef?nico e falar com quem est? tendo dificuldades para us?-lo. Os recepcionistas tamb?m realizam a tarefa de supervisionar a ?rea de recep??o, tamb?m conhecida como ?rea ou sala de espera, na qual os visitantes geralmente entram. Um assistente / recepcionista de escrit?rio tradicional geralmente assume a responsabilidade de garantir que um visitante seja anunciado para as pessoas a quem ele est? visitando ou, se o visitante for um entregador, o recepcionista geralmente assinar? pacotes e informar? os destinat?rios sobre seus chegada. Um assistente de escrit?rio / recepcionista tamb?m pode ser respons?vel por informar os clientes “diretos” sobre os servi?os de uma empresa e tamb?m pode agendar compromissos entre clientes e funcion?rios.
As empresas com uma equipe de suporte de escrit?rio relativamente pequena podem exigir que um assistente / recepcionista do escrit?rio assuma outras fun??es na empresa. Em uma organiza??o muito pequena, ou com um or?amento muito econ?mico, a recepcionista tamb?m pode servir como gerente de escrit?rio. Ele ou ela pode ser respons?vel por garantir que o escrit?rio funcione bem, reabastecendo suprimentos e monitorando o desempenho de m?quinas de escrit?rio, como copiadoras, aparelhos de fax e at? computadores. O assistente / recepcionista do escrit?rio com essas responsabilidades normalmente entrar? em contato e trabalhar? com profissionais de reparo, bem como com outros contratados que possam precisar executar o trabalho no espa?o ou no pr?dio do escrit?rio. Outras responsabilidades comuns incluem planejamento de eventos, agendamento de viagens e, em alguns casos, gerenciamento de comunica??es gerais do escrit?rio, como notifica??es sobre feriados, eventos especiais e considera??es de seguran?a.
As qualifica??es para se tornar um assistente de escrit?rio variam de acordo com as habilidades necess?rias para assumir uma posi??o dentro de uma empresa espec?fica. Em muitos casos, os funcion?rios de escrit?rio podem adquirir suas habilidades no trabalho ou concluir um programa de treinamento profissional que lhes forne?a uma compreens?o b?sica dos procedimentos de administra??o do escrit?rio. Outras op??es incluem aulas de educa??o continuada e para adultos em v?rios pacotes de software, reda??o comercial e comunica??o e protocolo.