Um supervisor administrativo é responsável por gerenciar os funcionários, garantir a conformidade com as políticas da empresa, resolver problemas e facilitar a comunicação entre os gerentes seniores e os funcionários administrativos. Essa posição é encontrada em grandes organizações, geralmente dentro do departamento de serviços administrativos. Em uma empresa menor, as tarefas normalmente executadas nessa função são concluídas pelo gerente de negócios.
A principal responsabilidade de alguém nesta posição está relacionada ao gerenciamento de outros funcionários nos serviços de administração. As responsabilidades de relações humanas podem incluir recrutamento, contratação, disciplina, avaliação de desempenho e rescisão. Todas essas tarefas normalmente são concluídas com o apoio e aconselhamento do departamento de recursos humanos, mas é de responsabilidade do supervisor administrativo.
O supervisor administrativo deve garantir que todos os procedimentos comerciais usados para concluir as responsabilidades operacionais sejam seguidos por seus subordinados diretos. Em alguns casos, ele ou ela está envolvido na criação e manutenção de um manual de operações ou de outros guias de instruções. Verificações pontuais e acompanhamentos aleatórios são ótimas maneiras de confirmar que todos os procedimentos estão sendo seguidos.
Espera-se que um supervisor resolva problemas entre funcionários e reclamações de clientes. Esse processo inclui a coleta de informações de todas as partes envolvidas, a revisão das evidências e a tomada de uma decisão que resolverá o problema. A familiaridade com as políticas da empresa e um entendimento firme das necessidades de um cliente são fundamentais para a execução desse aspecto do trabalho.
Na maioria das organizações, o supervisor administrativo se reúne regularmente com o gerente de operações ou administrativo. Durante essas reuniões, o gerente fornece ao supervisor informações sobre a direção estratégica da empresa, questões que foram identificadas nos níveis mais altos e quaisquer outras preocupações. Por sua vez, o supervisor atualiza o gerente sobre questões ou desafios no nível inferior e fornece informações sobre possíveis soluções. Alguém na supervisão administrativa compartilha informações relevantes com sua equipe e mantém sigilo sobre possíveis decisões ou mudanças de direção. Habilidades de comunicação e discrição são absolutamente essenciais para qualquer pessoa nesta posição.
Para se qualificar para um cargo de supervisor administrativo, geralmente é necessário um treinamento pós-secundário em administração de empresas. Essa educação pode ser concluída em quase qualquer comunidade ou faculdade de carreira, porque o programa está amplamente disponível. Alguns candidatos possuem diploma universitário. Esse nível de escolaridade não é necessário, mas pode ser útil ao se mudar para uma posição de gerência sênior.