Um contador escolar é um indivíduo que gerencia as finanças de uma universidade, ensino médio, escola primária ou outra instituição de ensino. Ele é responsável por equilibrar os orçamentos, adquirir fundos e suprimentos, pagar contas e manter registros financeiros detalhados. Os contadores escolares e seus assistentes também gerenciam a folha de pagamento e os benefícios dos funcionários e se colocam à disposição para responder a perguntas e preocupações. Alguns contadores de sucesso conseguem encontrar emprego em instituições maiores ou escritórios centrais em distritos escolares inteiros.
Para manter uma sólida situação financeira e garantir que os programas e departamentos recebam o financiamento necessário, um contador escolar deve manter registros monetários abrangentes e muito cuidadosos. Ele ou ela deve registrar todas as transações, organizar recibos e pedidos de compra e garantir que as contas sejam pagas em tempo hábil. Um contador geralmente realiza auditorias mensais e anuais programadas para garantir que os registros sejam totalmente precisos. Ele ou ela inspeciona minuciosamente as auditorias para determinar vários detalhes importantes, como áreas em que dinheiro pode ser economizado e departamentos que precisam de fundos adicionais.
Os contadores dos sistemas escolares garantem que os funcionários assalariados e horistas recebam remuneração e benefícios apropriados. Professores, zeladores e funcionários administrativos dependem de contadores competentes para preparar seus cheques e manter registros sobre o tempo de férias e os pacotes de benefícios. Além disso, muitos contadores trabalham diretamente com novos funcionários para explicar os procedimentos da folha de pagamento. Quando uma discrepância ou erro é encontrada no cheque ou no registro financeiro de um funcionário, o contador da escola tenta resolver o problema ou trazer a preocupação à atenção dos funcionários da escola, quando necessário.
A maioria dos contadores escolares emprega programas de computador especializados, software de processamento de texto, bancos de dados e planilhas para ajudá-los a gerenciar registros financeiros. Um profissional deve se sentir confortável trabalhando com computadores, aprendendo novos programas de software e dominando a capacidade de inserir dados com rapidez e precisão. Os indivíduos são freqüentemente solicitados a digitar e imprimir faturas, pedidos de compra, recibos e relatórios financeiros.
Um indivíduo interessado em se tornar contador da escola geralmente deve obter pelo menos um diploma de bacharel em finanças, contabilidade ou administração de empresas. Alguns contadores de escolas, especialmente funcionários de universidades e aqueles que supervisionam distritos inteiros, freqüentemente possuem mestrado em campo. Os novos contadores normalmente treinam sob contadores e administradores estabelecidos para aprender os detalhes de um trabalho específico. Dependendo da localização e do empregador, um contador escolar pode ser obrigado a obter o licenciamento antes de trabalhar de forma independente, o que geralmente implica passar em um exame escrito administrado pelo estado ou país do indivíduo.