Existem algumas habilidades essenciais para uma recepcionista que deseja ser contratada em um ambiente de escritório e ter sucesso no trabalho. As habilidades interpessoais são de longe algumas das mais importantes; como o recepcionista interage com várias pessoas diferentes todos os dias e representa a empresa, é absolutamente vital que ele seja amigável e profissional. Além disso, a capacidade de realizar várias tarefas também é muito importante, pois as recepcionistas podem estar ocupadas atendendo telefones, e-mails e conversando com pessoas pessoalmente a qualquer momento. A capacidade de usar equipamentos de escritório, como sistemas telefônicos, computadores e aparelhos de fax, são habilidades essenciais também para uma pessoa na posição de recepcionista.
A maior parte do trabalho de uma recepcionista envolverá atender telefones e auxiliar pessoas que ingressam em uma empresa, independentemente do tipo de empresa em questão. Como resultado, habilidades interpessoais e boas habilidades de comunicação são algumas das habilidades mais importantes para uma recepcionista. Ele ou ela deve ter uma agradável voz e comportamento telefônico e sempre ser amigável, educado e profissional. A capacidade de envolver as pessoas na conversa também é importante, além do amplo conhecimento sobre o negócio, a fim de responder a perguntas de maneira rápida e precisa.
As habilidades multitarefa também são habilidades importantes para uma recepcionista. A maioria das recepcionistas fica muito ocupada durante o dia, atendendo telefones tocando, atendendo as pessoas que entram no escritório e realizando outras tarefas no computador. Muitos também são responsáveis por tarefas como agendar reuniões, solicitar almoços ou preparar determinados relatórios. Como resultado, essas habilidades multitarefas andam de mãos dadas com excelentes habilidades organizacionais. Um recepcionista deve ser capaz de manter-se organizado e em cima de determinadas tarefas sem lembretes constantes ou instruções dos superiores em um escritório.
Além disso, também são necessárias certas habilidades gerais de escritório para uma recepcionista. Recepcionistas e assistentes de escritório devem saber como usar sistemas telefônicos com várias linhas, computadores e certos tipos de software de escritório, como programas de processamento de texto e planilha, e outras ferramentas, como copiadora e fax. A maioria das recepcionistas deve ser capaz de digitar um determinado número de palavras por minuto e ter uma grande atenção aos detalhes para detectar erros. Em certas áreas do mundo, as recepcionistas multilíngues são muito procuradas para fornecer um excelente serviço ao cliente para toda a base de clientes. Certos empregadores podem exigir outras habilidades na lista de empregos, mas essas são as mais comuns.