Existem vários fatores a serem considerados ao contratar músicos ao vivo para um evento. A performance dos músicos ao vivo pode afetar o sucesso geral de um evento, portanto, a reputação e o estilo de performance dos músicos devem ser pesquisados antes de concordar em contratá-los. Músicos ao vivo devem fornecer seu próprio equipamento básico e oferecer uma lista de músicas ou seleções musicais para os clientes escolherem. Para proteger ambas as partes, um contrato vinculativo deve fazer parte do processo de contratação.
Os músicos ao vivo apropriados devem ser escolhidos para criar a atmosfera desejada. É preciso determinar se os músicos ao vivo receberão entretenimento ou simplesmente fornecerão música de fundo durante todo o evento ou apenas uma parte dele. Os conjuntos musicais típicos incluem um trio de jazz, um quarteto de metais ou ferrões ou um dueto de flauta e harpa. As categorias de instrumentos para escolher incluem sopros, metais, cordas e voz. Se um piano fizer parte da apresentação musical ao vivo, seu posicionamento deve ser determinado e também deve ser afinado.
Normalmente, os melhores músicos podem ser escolhidos conversando com outras pessoas que contrataram músicos ao vivo para ocasiões semelhantes. Se possível, assistir a uma apresentação em outro local garantirá que o estilo e as seleções musicais dos músicos sejam adequados para um evento planejado. Também é aconselhável que as pessoas solicitem uma lista de músicas ou indiquem se os músicos ao vivo são capazes de “cobrir” o catálogo musical de um determinado artista ou executar um determinado estilo ou gênero de música.
Explicar todos os detalhes pertinentes do contrato de contratação antes de assiná-lo pode economizar um tempo valioso, além de qualquer frustração causada por mal-entendidos posteriormente. Isso também garantirá que os músicos estejam disponíveis na data e hora desejadas e que seus custos estejam dentro do orçamento. É melhor concordar com todos os detalhes antecipadamente, como as taxas de desempenho, depósito, tipo e duração do desempenho. Como à prova de falhas, obter os detalhes por escrito e definir um acordo, caso uma das partes não consiga sustentar o final do contrato, é um passo sensato.
Para uma performance ao vivo, pode ser necessário equipamento de palco adicional. Pode ser necessária coordenação entre os músicos ao vivo e o proprietário ou gerente do local, para garantir que todo o equipamento necessário esteja disponível para a apresentação. Também é aconselhável que as pessoas visitem o local para garantir que haja uma área de palco grande o suficiente para os músicos se apresentarem com segurança e conforto e que tomadas elétricas e iluminação adequadas estejam disponíveis. Também é benéfico permitir que os músicos ao vivo acessem o local antes da hora da apresentação.