Quando empresas ou outras organiza??es desejam organizar uma reuni?o de profissionais, a maioria contrata um coordenador de reuni?es, tamb?m conhecido como coordenador de confer?ncia ou planejador de eventos, para supervisionar os detalhes. Geralmente, os trabalhos de coordenador da reuni?o s?o respons?veis ??pelo planejamento e organiza??o dos detalhes que antecederam a data do evento. O aspecto do planejamento pode exigir que os coordenadores da reuni?o abranjam uma ampla gama de tarefas. A organiza??o geralmente ? uma habilidade importante, pois os trabalhos de coordenador da reuni?o devem determinar o formato apropriado com base nos objetivos da entidade organizadora.
Os coordenadores da confer?ncia s?o respons?veis ??pelo planejamento de v?rias etapas detalhadas de um evento. Essas etapas geralmente incluem a sele??o de um site para hospedar o evento e o contato com os apresentadores. Outras etapas que antecedem a data do evento podem incluir a organiza??o de refei??es e a prepara??o de materiais para a confer?ncia.
O tamanho do evento pode determinar o n?vel de tarefas que aqueles com tarefas de coordenador de reuni?o devem executar. Eventos de grande escala geralmente exigem muitas etapas log?sticas importantes para garantir que os detalhes n?o sejam esquecidos. Esses detalhes importantes incluem a prote??o de apresentadores e a confirma??o da disponibilidade do site. Pequenos eventos, como uma reuni?o para um departamento, podem envolver tarefas para menos participantes na empresa. Essas tarefas podem incluir a reserva de um espa?o para reuni?es, o envio de convites eletr?nicos para os funcion?rios participarem, a encomenda de refei??es e a prote??o de necessidades audiovisuais.
Pertencentes ao local do evento, os coordenadores das reuni?es podem trabalhar em estreita colabora??o com um representante do local. Normalmente, essa intera??o ? necess?ria para determinar se o local pode acomodar a data, o n?mero de participantes, as refei??es, o equipamento audiovisual e quaisquer outras necessidades. Outra responsabilidade por esta tarefa inclui a garantia de um contrato com o representante do local do evento.
Uma vez que o local ? protegido, o planejador do evento come?a a organizar os detalhes restantes do evento. Isso pode incluir a prepara??o de materiais da confer?ncia. Alguns trabalhos de coordenador de reuni?o tamb?m s?o respons?veis ??pela comunica??o com os apresentadores para determinar necessidades, como organiza??o de viagens, aux?lios ? apresenta??o e uma bolsa de participa??o.
A prepara??o para a data do evento geralmente requer a administra??o de detalhes antes e durante o evento. Antes do evento, os coordenadores da reuni?o garantir?o acomoda??es de hotel para os apresentadores e preparar?o os materiais da confer?ncia, por exemplo. Durante o evento, a maioria das tarefas envolve lidar com o registro de participantes e garantir que as salas de reuni?o estejam prontas antes do in?cio de uma sess?o.
No final do evento, os coordenadores da reuni?o podem precisar avaliar o sucesso do evento. Normalmente, os participantes e os apresentadores recebem pesquisas para fornecer feedback sobre todos os aspectos do evento. Isso pode ajudar o coordenador da reuni?o a fazer arranjos para um evento futuro.
Em algumas empresas, os trabalhos de coordenador de reuni?es tamb?m podem exigir a supervis?o dos custos associados ao evento. Os coordenadores da reuni?o podem precisar prever os custos e garantir que as despesas fiquem dentro do or?amento. Esses custos geralmente incluem pagamento aos apresentadores, servi?o de buffet e cumprimento do contrato do local.