Um assistente administrativo pode ter várias funções em um ambiente de escritório, dependendo de vários fatores, incluindo o tamanho do escritório e o número de outros funcionários. No entanto, muitas tarefas de assistente administrativo são iguais em todas as configurações. Isso incluirá, no nível mais básico, auxiliar seu empregador nas tarefas diárias do escritório.
Normalmente, as funções de assistente administrativo incluem tarefas como atender telefones e transferir chamadas, marcar compromissos, responder perguntas, cumprimentar clientes ou clientes quando eles chegam ao escritório e manter a aparência do escritório limpa e arrumada. Outras funções podem incluir o preenchimento ou a preparação de documentos, o preenchimento de documentos, a classificação de correspondência e a manutenção de registros. Geralmente, é sempre necessário que os assistentes administrativos sejam proficientes em vários softwares de processamento de texto e orçamento; portanto, geralmente são necessárias boas habilidades em informática, além da capacidade de digitar pelo menos 50 palavras por minuto.
O assistente administrativo geralmente é a primeira pessoa que a maioria das pessoas verá quando entrar no escritório, por isso é importante ser amigável, cortês e profissional. Discrição e respeito são outros traços importantes da personalidade. Um assistente administrativo interage com muitas pessoas ao longo do dia ao aceitar chamadas, enviar documentos ou pacotes importantes ou auxiliar clientes, portanto, a capacidade de realizar várias tarefas é essencial. Em um ambiente de escritório maior, pode ser necessário um número maior de funções de assistente administrativo.
Algumas dessas tarefas extras podem incluir a supervisão de outros funcionários, a coordenação e a execução de reuniões da equipe, a manutenção de um orçamento do escritório, o inventário e o pedido de material de escritório, além de garantir que as tarefas necessárias sejam concluídas no prazo. Um assistente administrativo também pode ser responsável por contratar e treinar novos funcionários e manter um cronograma para outras pessoas no escritório. Os assistentes administrativos também podem ser solicitados a aprender a lidar com tarefas específicas da indústria para empregadores, como escritórios de advocacia, consultórios médicos ou bancos.
Um bom assistente administrativo será aquele que pode conciliar as várias tarefas do assistente administrativo e garantir que todo o trabalho seja concluído no prazo. Alguns assistentes administrativos são assistentes gerais de todo o escritório, enquanto outros são especializados em áreas específicas, como finanças ou marketing. Uma carreira como assistente administrativo pode ser lucrativa e gratificante, e geralmente oferece muitas vantagens, como benefícios para a saúde e horas relativamente constantes. Um assistente administrativo pode trabalhar em período integral ou meio período, dependendo das necessidades do escritório.